Tietoja käsitellään työn hakuun tai työsuhteeseen liittyen. Tietojen käsittelijät käyttävät tietoja omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan ja vain omiin työtehtäviinsä liittyen. Tietoja käsittelevät henkilöstöpalvelut, talouspalvelut, esimiehet omien alaistensa osalta ja ICT-palvelut liittyen tietojärjestelmien käyttöön.
Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Asiakirjoista voidaan tarvittaessa ottaa paperitulosteita, jotka tuhotaan käyttötarpeen päätyttyä.
Sähköisen aineiston käsittely on mahdollista vain työtehtäviin liittyen, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Aineiston tietosuojasta huolehditaan varmentein ja erilaisin teknisin suojauksin. Henkilöstöhallinnon ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.
Asiakirjoja ja rekistereitä säilytetään JAMKin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja tiedoille on määritetty säilytysajat. Henkilöstön tietoja henkilöstöhallinnon järjestelmissä säilytetään työsuhteen ajan ja kymmenen vuotta viimeisestä maksutapahtumasta. Poikkeuksena palkkakortit, joita säilytetään 50 vuotta.