Henkilöstöpalvelut tukevat JAMKin johtoa ja yksiköitä henkilöstö- ja palkkahallinnon kysymyksissä sekä suunnittelevat ja kehittävät JAMKin henkilöstökäytäntöjä ja toimintamalleja.
Työntekijätietoja kerätään JAMKin ja työntekijän välisen työsuhteen luomisessa ja ylläpidossa. Henkilöstöpalvelut vastaavat ja osallistuvat työntekijän työsuhteen elinkaaren kaikkiin vaiheisiin rekrytoinnista työsuhteen päättymiseen, palkkaprosessiin, työajanhallintaan, strategiseen henkilöstöjohtamiseen ja osaamisen johtamiseen.
Mitä henkilötietoja keräämme?
Rekrytointivaiheessa keräämme hakijan henkilö-, koulutus- ja työkokemustiedot. Työsuhteen aikana kerättäviä tietoja ovat henkilö- ja yhteystiedot sekä tehtävään, palvelussuhteeseen, työaikaan, poissaoloihin ja osaamisen hallintaan liittyvät tiedot.
Työnhakija antaa tiedot rekrytointijärjestelmään hakemuslomakkeella. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää päivitetään palkan- ja palkkioiden saajan antamilla tiedoilla palvelussuhteen alkaessa ja aikana. Verottajalta saadut palkansaajakohtaiset ennakonpidätystiedot päivitetään kerran vuodessa.
Minne tietoa luovutetaan?
Tietoja luovutetaan ainoastaan lain ja säädösten mukaisesti mm. seuraavasti:
- Verottajalle (verottajan vaatimat tiedot)
- Ammattiliitoille (perityt jäsenmaksut)
- Ulosottoviranomaisille (perityt ulosotot)
- Eläkelaitoksille (perityt eläkemaksut + henkilön palvelussuhteeseen liittyvät tiedot)
- Tilastokeskukselle (ei yksilötason tietoja)
- Vakuutusyhtiölle (vakuutukseen liittyvät tiedot ja vuosi-ilmoitukset)
- Kansaneläkelaitokselle (tarvittavat poissaoloihin liittyvät tiedot)
- Muut viranomaiset esim. palkkatukeen liittyvät tiedot
- Työterveyshuoltoon
- Henkilölle itselleen (tilinauha)
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Miten tietoja voi päivittää?
Palkansaaja päivittää itse henkilötietojaan ESS-poissaolojärjestelmän kautta tai ilmoittamalla niistä suoraan henkilöstösihteerille.
Tietojen käsittely ja säilytys
Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Asiakirjoista voidaan tarvittaessa ottaa paperitulosteita, jotka tuhotaan käyttötarpeen päätyttyä.
Sähköisen aineiston käsittely on mahdollista vain työtehtäviin liittyen, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Aineiston tietosuojasta huolehditaan varmentein ja erilaisin teknisin suojauksin. Henkilöstöhallinnon ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.
Asiakirjoja ja rekistereitä säilytetään JAMKin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja tiedoille on määritetty säilytysajat. Henkilöstön tietoja henkilöstöhallinnon järjestelmissä säilytetään työsuhteen ajan ja kymmenen vuotta viimeisestä maksutapahtumasta. Poikkeuksena palkkakortit, joita säilytetään 50 vuotta.
Tietosuojaselosteet
EU -tietosuoja-asetus (2016/679) ja kansallinen lainsäädäntö sääntelevät henkilötietojen käsittelyä. JAMKissa laaditaan jokaisesta palvelusta tai järjestelmästä, jossa käsitellään henkilötietoja tietosuojaseloste. Siitä näet pähkinänkuoressa miten tietoja käsitellään ja mitä oikeuksia sinulla on tietoihin.
> Tutustu JAMKin tietosuojaselosteisiin