Asiakastiedon käsittely

Haluamme tuntea asiakkaamme ja tarjota heille parasta mahdollista palvelua. Tämä vaatii tietoa asiakkaistamme ja heidän toimistaan mm. verkkopalveluissa. Tiedon käyttäminen vaatii aina asiakkaan suostumuksen ja kysymmekin ns. markkinointilupaa kaikissa palveluissamme.

Mistä tietoa saadaan?

Käytämme markkinoinnissa ainoastaan asiakastietoja, joihin olemme saaneet suostumuksen. Lupa kysytään lomakkeiden yhteydessä. Keräämme markkinoinnissa käytettävää asiakastietoa useasta eri lähteestä:

Lyhytkurssijärjestelmä, jossa voit ilmoittautua lyhytkestoisiin koulutuksiin.
Webropol mm. tapahtumailmoittautumiset.
Jamk.fi-sivusto: yhteydenottolomakkeet, postituslistalle liittymiset.

Talouspalveluille tarvittavat tiedot saadaan asiakkaan ja opiskelijan antamista tiedoista, esim. JAMKille toimitetusta ostolaskusta, matkalaskusta, apurahahakemuksesta sekä myyntilaskutusta varten talouspalveluihin toimitetusta laskutuspyynnöstä.

Mitä tietoja keräämme?

Markkinointiluvat

Käytämme markkinoinnissa ainoastaan asiakastietoja, joihin olemme saaneet suostumuksen. Lupa kysytään lomakkeiden yhteydessä. Markkinointiluvan antamalla varmistat, että saat meiltä jatkossakin ajantasaista tietoa tulevista koulutuksista, tutkimus- ja kehitystoiminnasta, palveluista ja mielenkiintoisista tapahtumista.

Esimerkki lomakkeesta, jossa kysytään markkinointilupa.

Voit peruuttaa markkinointiluvan milloin tahansa. Jäämme kaipaamaan sinua, mutta emme enää lähetä sinulle markkinointipostia. Huomaathan kuitenkin, että tämä kielto ei koske koulutuksiin liittyvää tiedottamista. Velvollisuutemme on pitää sinut ajan tasalla koulutuksista, joihin olet ilmoittautunut.

Miksi antaisit markkinointiluvan?

Saat tietoa ajankohtaisista koulutuksista.
Kutsumme sinut tapahtumiin ja seminaareihin.
Kuulet uusimmat uutiset tki-toimintaan liittyen.

Voit milloin tahansa poistua listalta klikkaamalla sähköpostin lopussa olevaa linkkiä.

Mihin käytämme tietojasi?

Markkinointi

Asiakastietoa käsittelevät vain JAMKin työntekijät ja käyttöoikeuksia hallitaan järjestelmä- ja käyttäjäkohtaisesti. Emme missään tilanteessa luovuta asiakastietoja kolmansille osapuolille.

Käytämme yhteystietoja ainoastaan koulutusten ja palveluidemme markkinointiin. Voit itse vaikuttaa mistä aiheista saat tietoa. Asiakastietoa kerätään usealta eri sivustolta, mutta siirrämme kaiken asiakastiedon asiakashallintajärjestelmään (Microsoft Dynamics). Tällä varmistamme, että asiakastietoa käsitellään yhdenmukaisesti, tietosuojan ja -turvan kannalta oikein.

Talouspalvelut

Osto- ja matkalaskujen maksamista varten tarvitsemme tietoja maksun saajasta sekä laskun tekemistä varten myyntilaskun saajasta. Tarvitsemme mm. nimi- ja osoitetiedot, pankkiyhteystiedot, arvonlisäverotunnisteen sekä mahdolliset verkkolaskutusosoitetiedot.

Sähköisen aineiston käsittely talouspalveluissa on mahdollista vain työtehtäviin liittyen, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Aineiston tietosuojasta huolehditaan varmentein ja erilaisin teknisin suojauksin. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty. Manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa. Asiakirjoja ja rekistereitä säilytetään JAMKin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja tiedoille on määritetty säilytysajat.

Minne tietoa luovutetaan

Asiakastietojen tietoturvasta ja –suojasta huolehditaan parhaalla mahdollisella tavalla. Emme ikinä luovuta markkinointiin tarkoitettuja tietojasi JAMKin ulkopuolelle.

Talouspalveluissa tietoa luovutetaan vain laskujen maksamiseen liittyvien ja työtehtävien hoitamisessa tarvittavien tahojen käyttöön. Kirjanpidossa olevat tiedot ja tapahtumat säilytetään kirjanpitolain ja JAMKin tiedonohjaussuunnitelman mukaiset säilytysajat.

Tietojen päivitys

Löydät jokaisen uutiskirjeen lopusta linkin, jonka kautta voit poistua postituslistalta. Saman linkin kautta voit myös hallita omia asiakastietojasi ja kertoa mistä aiheista haluat jatkossa tietoa.

Talouspalveluille antamasi tiedot voit päivittää olemalla yhteydessä JAMKin Talouspalveluihin.

Tietosuojavastaava

Mirja Nojonen
Asiantuntija, Tietosuojavastaava
Specialist, DPO
ICT-palvelut
tietosuoja@jamk.fi

Tietosuojaselosteet

EU -tietosuoja-asetus (2016/679) ja kansallinen lainsäädäntö sääntelevät henkilötietojen käsittelyä. JAMKissa laaditaan jokaisesta palvelusta tai järjestelmästä, jossa käsitellään henkilötietoja tietosuojaseloste. Siitä näet pähkinänkuoressa miten tietoja käsitellään ja mitä oikeuksia sinulla on tietoihin.

> Tutustu JAMKin tietosuojaselosteisiin