jamk.fi

Kaupungin koko on osoittautunut eduksi tapahtumajärjestämisessä.

– Tilaisuus ei huku pieneen kaupunkiin, vaan saa ansaitsemaansa näkyvyyttä. Lisäksi vieraiden liikkuminen paikasta toiseen on helppoa. Meillä kaikki on kävelymatkan päässä, Jyväskylä Convention Bureaun markkinointipäällikkö Jaana Ruponen kertoo.

Jyväskylä Convention Bureau (JCB) auttaa kansainvälisen tai valtakunnallisen kokous- tai kongressitapahtuman hankkimisessa Jyväskylään. Tilaisuuden järjestäjän ei siis tarvitse olla asiantuntija kokouspaikkojen, kongressin kutsumenettelyn tai majoitusvarausten osalta. JCB on Jyväskylän kaupungin, ammattikorkeakoulun, yliopiston, koulutuskuntayhtymän ja yritysten yhteenliittymä. Se tarjoaa maksutonta ja puolueetonta asiantuntija-apua tapahtuman suunnittelu- ja hakuvaiheessa.

Jyväskylä Convention Bureaun tuki tapahtumiin
  • Kokouksen ennakkosuunnittelu
  • Tilojen ja majoitusten alustavat varaukset
  • Alustava budjetointi
  • Materiaalin tuottaminen
  • Valokuva- ja tekstimateriaalia Jyväskylästä
  • Jyväskylä-videot käytettävissä

Lue lisää: www.jcb.fi

– Meidän tavoitteenamme on lisätä Jyväskylän tunnettuutta, markkinoida kaupunkia kokous- ja tapahtumakaupunkina, Ruponen jatkaa.

– Kongresseissa esitellään yleensä viimeisintä tietoa alalta, mikä tukee oppilaitosten kehittymistä. Tapahtumat tarjoavat lisäksi näkyvyyttä järjestäjän edustamalle tiedeyhteisölle ja parhaimmassa tapauksessa avaavat ovia kansainvälisiin asiantuntijatehtäviin tai järjestöjen johtopaikoille.

Kokoukset, kongressit ja tapahtumat ovat tärkeitä myös kaupungin elinkeinoelämän ja yritystoiminnan kannalta. Keskimääräinen kongressivieras jättää paikkakunnalle jopa viisi kertaa enemmän rahaa kuin tavanomainen turisti. Finproon kuuluvan Finland Convention Bureaun (FCB) teettämän tutkimuksen mukaan vuonna 2016 yksittäinen kongressikävijä kulutti jokaista Suomessa viettämäänsä vuorokautta kohden noin 248 euroa.

– Viime vuonna kongressivieraat toivat Jyväskylään 4,5 miljoonaa euroa. Summa sisältää tapahtumien osallistumismaksut, ostokset, majoituksen ja ravintolapalvelut, Ruponen iloitsee.

JCB:n tarjoama apu on kaikkien käytettävissä. Jyväskylän kaupunki ja palvelusta hyötyvät yhteistyökumppanit eli jäsenet rahoittavat toimintaa. Jäseniä on 24.

– Kaupungin rahoitusosuuden lisäksi keräämme jäsenmaksuja toiminnassa mukana olevilta yrityksiltä ja organisaatioilta. Maksut määräytyvät esimerkiksi oheispalveluyrityksen henkilömäärän tai hotellin huonemäärän mukaan, Ruponen selventää.

Jaana Ruponen

Jyväskylän ammattikorkeakoulun matkailun ja palveluliiketoiminnan lehtori Petra Blinnikalla on kokemusta JCB:n tarjoamasta suunnitteluvaiheen avusta.

– JCB:n apu on erityisesti uusille kongressinjärjestäjille korvaamaton. Itse olen ollut järjestämässä useita kansainvälisiä kongresseja ja saanut hyviä vinkkejä muun muassa oheisohjelmiin, kongressin markkinointiin ja budjetointiin, Petra Blinnikka kertoo.

– JCB:n verkkosivuille on myös koottu todella kattavasti tietoa Jyväskylästä niin kongressinjärjestäjälle kuin itse kongressiin osallistuvallekin. Tätä tietoa olemme hyödyntäneet muun muassa ohjeistaessamme omia asiakkaitamme, Blinnikka jatkaa.

– Ensi maaliskuussa järjestämme kansainvälisen matkailun tutkimuskonferenssin ja siinäkin olemme hyödyntäneet Ruposen Jaanan asiantuntemusta.

Myös JAMKin opiskelijat ovat osana opintojaan päässeet osallistumaan kongressien suunnitteluun ja toteutukseen.

– Opiskelijat ovat saaneet arvokasta kokemusta kansainvälisen kongressin järjestämisestä. Usein sitä vasta käytännön työssä konkreettisesti havaitsee, miten paljon tapahtuman järjestäminen vaatii, mutta kuinka paljon se myös antaa, Blinnikka tiivistää.

Open Venue -ohjelma auttaa tapahtumajärjestäjää

Jyväskylä otti ensimmäisenä Suomessa käyttöönsä uuden digitaalisen työvälineen tapahtumien tuottamiseen. ”Open Venue” on kehitetty helpottamaan tapahtumajärjestäjien työtä. Tapahtumapaikkaan määritettyä työvälinettä voidaan jatkossa hyödyntää Jyväskylän kaupungin omistamissa paikoissa, Lutakonaukiolla, satamassa, kävelykadulla ja Lounaispuistossa.

Ohjelmiston avulla parannetaan tapahtumien turvallisuutta ja toimivuutta sekä helpotetaan järjestäjien ja tapahtumapaikkojen omistajien työtä. Työvälineitä löytyy mm. tekniseen suunnitteluun, budjetointiin, lupa-asioihin, dokumentointiin, aikataulutukseen, henkilöstösuunnitteluun, alihankintoihin ja tapahtuman johtamiseen. Lisäksi ohjelmistossa on erilaisia laskureita, jotka perustuvat viranomaisten vaatimuksiin ja alan käytäntöihin.

Open Venue on jyväskyläläisen Feelbeat Oy:n kehittämä tuotantotyöväline, jollaista ei ole aiemmin ollut saatavilla. Kehittäjänä on toiminut kokenut tapahtuma-alan ammattilainen Vesa Walden. Tapahtumajärjestäjille ohjelma on ainakin vuoden 2018 ajan ilmainen.

TEKSTI KATRI KUNELIUS, KUVAT JYVÄSKYLÄ CONVENTION BUREAU, HIMOS FESTIVAL OY: JANI RÄISÄNEN, KATRI KUNELIUS