jamk.fi

Kirjaston asiakasrekisteri - tietosuojaseloste

(EU -tietosuoja-asetus (2016/679), Henkilötietolaki 523/1999)

Päivitetty 11.4.2018

1. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Kirjastonjohtaja Teemu Makkonen Rajakatu 35 F 40200 Jyväskylä Puh. 040 594 6587

3. Rekisterin nimi

Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjaston asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Kirjastonkäyttäjän asiakassuhteen hoito. Kirjasto käyttää rekisteriä lainauksen valvontaan ja lainausoikeuden valvontaan sekä tilastointiin. Rekisteriä käytetään Omatoimikirjaston kulunvalvontaan ja käytön tilastontiin. Tutustu kameravalvonnan rekisteriselosteeseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan henkilötiedot:

  • nimi
  • henkilötunnus tai syntymäaika
  • osoitteet
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • kirjastokortin numero
  • asiakas- ja tilastointiryhmä
  • viimeinen lainauksenvalvonnan tapahtumapäivä.

Rekisteri sisältää tiedot asiakkaan voimassa olevista lainoista, varatusta aineistosta ja maksuista sekä palauttamattomaan aineistoon liittyvistä maksuista ja toimenpiteistä. Palautuksen yhteydessä lainaajakohtainen lainaustieto poistuu rekisteristä.

Kirjastolla on oikeus rekisteröidä lainaajan henkilötunnus (tietosuojalautakunnan päätös n:o 57/29.11.1993). Henkilötunnusta käytetään kirjastokortin ja lainausoikeuden antamista ja menettämistä koskevissa tilanteissa sekä kirjaston saatavien perinnässä.  Asiakas- ja tilastointiryhmää käytetään kirjastonkäytön tilastointiin sekä omatoimikirjaston käytön mahdollistamisessa.

Kirjaston lainausoikeus päättyy, mikäli asiakkaalla ei ole hoitamattomia palautuksia eikä maksuja eikä hän ole lainannut kirjaston aineistoa kolmeen vuoteen. Asiakas voi halutessaan hankkia asiakkuuden uudestaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Kirjaston asiakkaaksi tullaan antamalla henkilötiedot lomakkeella verkkosivujen kautta tai henkilökohtaisesti kirjaston asiakaspalvelussa. JAMKin opiskelija voi antaa luvan tietojen siirtoon JAMKin opiskelijarekisteristä (ASIO). Asiakkaan ilmoitusta, opiskelijarekisteriä, väestörekisterikeskusta tai muuta ulkopuolista osoiterekisteri voidaan käyttää asiakkaan yhteystietojen päivittämiseen.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Laskutustapauksissa tietoja luovutetaan JAMKin käyttämälle perintätoimistolle.
Henkilö- ja osoitetietoja ei luovuteta muuhun ulkopuoliseen käyttöön EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Omatoimikirjasto tallentaa kirjastojärjestelmästä saadun kävijätiedot (rekisteröidyn asiakkaan nimi ja kirjastokortin numero) 14 päivän ajaksi. Omatoimikirjaston keräämät kävijätietoa ja kameravalvonnan kuva-aineistoa voidaan luovuttaa JAMKin sisäisen turvallisuuden valvonnan toteuttamiseen tai luovuttaa poliisille esitutkintamateriaaliksi.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto.

Lainaajan käyttämät ilmoittautumislomakkeet silputaan heti, kun tiedot on viety asiakasrekisteriin.

B. ATK:lle tallennetut tiedot.

Tietojen tekniseen suojaukseen käytetään standardinmukaisia menetelmiä. Kirjastojärjestelmän ja omatoimikirjaston palvelimet sijaitsevat suljetussa paikassa ja palvelimien sisältämät tiedot varmuuskopioidaan. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Rekisteritietojen tarkistusoikeus

Rekisteröity voi itse tarkastaa omat henkilötietonsa ja lainaamansa aineiston tiedot kirjautumalla kirjaston verkkopalveluun.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa henkilökohtaisen pyynnön perusteella rekisterissä olevien itseään koskevien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä riittävän yksilöidysti tai henkilökohtaisesti kirjaston henkilökunnalle, jolloin henkilöllisyys varmistetaan. Tietojen tarkistus voidaan toteuttaa kirjaston palveluaikoina kirjaston asiakaspalvelussa. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Kirjallinen tarkastuspyyntö osoitetaan: Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto, Postiosoite PL 207, 40101 Jyväskylä. puh. +358 20 743 8100.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevien itseään koskevien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Rekisteröity voi itse tarkastaa omat henkilötietonsa ja lainaamansa aineiston tiedot kirjautumalla kirjaston verkkopalveluun.

Rekisteritiedot korjataan viipymättä rekisteröidyn ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi. Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä riittävän yksilöidysti tai henkilökohtaisesti kirjaston henkilökunnalle, jolloin henkilöllisyys varmistetaan. Rekisteröidyn henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestörekisteristä.

Tietojen korjaus voidaan toteuttaa kirjaston palveluaikoina kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjastohenkilökunta korjaa välittömästi itse huomaamansa virheet. Kirjallinen poistopyyntö osoitetaan: Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto, Postiosoite PL 207, 40101 Jyväskylä. puh. +358 20 743 8100.

11. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä, jos hän on palauttanut kaiken lainaamansa materiaalin ja maksanut maksut. Poistopyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä riittävän yksilöidysti tai henkilökohtaisesti kirjaston henkilökunnalle, jolloin henkilöllisyys varmistetaan. Henkilökunta varmistaa ennen tietojen poistamista, että kaikki edellä mainitut velvoitteet on suoritettu.

Kirjallinen poistopyyntö osoitetaan: Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto, Postiosoite PL 207, 40101 Jyväskylä. puh. +358 20 743 8100.

12. Tietosuojavastaava

Mirja Nojonen
Asiantuntija, Administrative Planner
+358 40 576 4450
Jyväskylän ammattikorkeakoulu | JAMK University of Applied Sciences
ICT-palvelut
Rajakatu 35
FI-40200 Jyväskylä, Finland

Päivitetty 11.4.2018