jamk.fi

Kirjaston asiakasrekisteri - tietosuojaseloste

EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 10.12.2018

1. Rekisterin nimi

Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjaston asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
Kirjasto
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Kirjastonjohtaja Teemu Makkonen (p. 040 594 6587)
etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Kirjastonkäyttäjän asiakassuhteen hoito. Kirjasto käyttää rekisteriä lainauksen valvontaan ja lainausoikeuden valvontaan sekä tilastointiin. Rekisteriä käytetään Omatoimikirjaston kulunvalvontaan ja käytön tilastontiin. Tutustu kameravalvonnan rekisteriselosteeseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan henkilötiedot:

  • nimi (pakollinen)
  • henkilötunnus tai syntymäaika (pakollinen)
  • osoitteet (pakollinen)
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • opiskelijanumero
  • kirjastokortin numero
  • asiakas- ja tilastointiryhmä
  • organisaatio
  • viimeinen lainauksenvalvonnan tapahtumapäivä.

Rekisteri sisältää tiedot asiakkaan voimassa olevista lainoista, varatusta aineistosta ja maksuista sekä palauttamattomaan aineistoon liittyvistä maksuista ja toimenpiteistä. Palautuksen yhteydessä lainaajakohtainen lainaustieto poistuu rekisteristä.

Varaukset noudetaan itsepalveluhyllystä, jossa varatun aineiston yhteydessä on näkyvissä asiakkaan nimi. Jos asiakas ei halua, että hänen nimensä näkyy varauksen yhteydessä, tulee hänen olla yhteydessä kirjaston asiakaspalveluun ja pyytää, että varausta säilytetään asiakaspalvelussa. Tällöin varaus on noudettavissa vain kirjaston palveluaikoina.

Kirjastolla on oikeus rekisteröidä lainaajan henkilötunnus (tietosuojalautakunnan päätös n:o 57/29.11.1993). Henkilötunnusta käytetään kirjastokortin ja lainausoikeuden antamista ja menettämistä koskevissa tilanteissa sekä kirjaston saatavien perinnässä. Asiakas- ja tilastointiryhmää käytetään kirjastonkäytön tilastointiin sekä omatoimikirjaston käytön mahdollistamisessa.

Kirjaston lainausoikeus päättyy, mikäli asiakkaalla ei ole hoitamattomia palautuksia eikä maksuja eikä hän ole lainannut kirjaston aineistoa kolmeen vuoteen. Asiakas voi halutessaan hankkia asiakkuuden uudestaan.

6. Käsittelyperuste

Rekisteröidyn suostumus

Kuinka suostumuksen voi peruuttaa?
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä, jos hän on palauttanut kaiken lainaamansa materiaalin ja maksanut maksut. Poistopyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä riittävän yksilöidysti tai henkilökohtaisesti kirjaston henkilökunnalle, jolloin henkilöllisyys varmistetaan. Henkilökunta varmistaa ennen tietojen poistamista, että kaikki edellä mainitut velvoitteet on suoritettu.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Kirjaston asiakkaaksi tullaan antamalla henkilötiedot lomakkeella verkkosivujen kautta tai henkilökohtaisesti kirjaston asiakaspalvelussa. JAMKin opiskelija voi antaa luvan tietojen siirtoon JAMKin opiskelijahallintarekisteristä. Asiakkaan ilmoitusta, opiskelijarekisteriä, väestörekisterikeskusta tai muuta ulkopuolista osoiterekisteri voidaan käyttää asiakkaan yhteystietojen päivittämiseen.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Laskutustapauksissa tietoja luovutetaan JAMKin käyttämälle perintätoimistolle.

Omatoimikirjasto tallentaa kirjastojärjestelmästä saadun kävijätiedot (rekisteröidyn asiakkaan nimi ja kirjastokortin numero) 14 päivän ajaksi. Omatoimikirjaston keräämät kävijätietoa ja kameravalvonnan kuva-aineistoa voidaan luovuttaa JAMKin sisäisen turvallisuuden valvonnan toteuttamiseen tai luovuttaa poliisille esitutkintamateriaaliksi.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto.

Lainaajan käyttämät ilmoittautumislomakkeet silputaan heti, kun tiedot on viety asiakasrekisteriin.

B. ATK:lle tallennetut tiedot.

Tietojen tekniseen suojaukseen käytetään standardinmukaisia menetelmiä. Kirjastojärjestelmän ja omatoimikirjaston palvelimet sijaitsevat suljetussa paikassa ja palvelimien sisältämät tiedot varmuuskopioidaan. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Kirjaston lainausoikeus päättyy, mikäli asiakkaalla ei ole hoitamattomia palautuksia eikä maksuja eikä hän ole lainannut kirjaston aineistoa kolmeen (3) vuoteen. Asiakas voi halutessaan hankkia asiakkuuden uudestaan.

11. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia ei tehdä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi itse tarkastaa omat henkilötietonsa ja lainaamansa aineiston tiedot kirjautumalla kirjaston verkkopalveluun.

Tietojen korjaus voidaan toteuttaa kirjaston palveluaikoina kirjaston asiakaspalvelussa. Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä riittävän yksilöidysti tai henkilökohtaisesti kirjaston henkilökunnalle, jolloin henkilöllisyys varmistetaan. Kirjastohenkilökunta korjaa välittömästi itse huomaamansa virheet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä, jos hän on palauttanut kaiken lainaamansa materiaalin ja maksanut maksut. Poistopyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä riittävän yksilöidysti tai henkilökohtaisesti kirjaston henkilökunnalle, jolloin henkilöllisyys varmistetaan. Henkilökunta varmistaa ennen tietojen poistamista, että kaikki edellä mainitut velvoitteet on suoritettu.

Kirjalliset pyynnöt osoitetaan: Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto, Postiosoite PL 207, 40101 Jyväskylä

Lisätietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan JAMKin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.

13. Tietosuojavastaava

Mirja Nojonen
Asiantuntija, Administrative Planner
+358 40 576 4450
Jyväskylän ammattikorkeakoulu | JAMK University of Applied Sciences
ICT-palvelut
Rajakatu 35
FI-40200 Jyväskylä, Finland

Päivitetty 10.12.2018