Asiakastiedon käsittely
Haluamme tuntea asiakkaamme ja tarjota heille parasta mahdollista palvelua. Tämä vaatii tietoa asiakkaistamme ja heidän toimistaan mm. verkkopalveluissa. Tiedon käyttäminen vaatii aina asiakkaan suostumuksen. Tilaisuuksien ja tapahtumien yhteydessä ilmoitettuja henkilötietoja käytetään tapahtumajärjestelyjen hoitamiseen. Tällöin kontaktitietoja käytetään tapahtumaan liittyvien viestien ja tiedotteiden lähettämiseen sekä tulevista saman alan tapahtumista tiedottamiseen. Tapahtumiin osallistujien tietoja voidaan myös tilastoida.
Mitä henkilötietoa keräämme?
Käytämme markkinoinnissa ainoastaan asiakastietoja, joihin olemme saaneet suostumuksen (nimi ja sähköpostiosoite). Markkinointiluvan antamalla varmistat, että saat meiltä jatkossakin ajantasaista tietoa tulevista koulutuksista, tutkimus- ja kehitystoiminnasta, palveluista ja mielenkiintoisista tapahtumista.
Tapahtumien ja tilaisuuksien tiedot kerätään henkilöltä itseltään ilmoittautumisen yhteydessä. Näitä tietoja ovat mm. nimi, yhteystiedot sekä tapahtumaan osallistumistiedot. Kysyttävät tiedot voivat vaihdella tapahtumasta ja tilaisuudesta riippuen, mutta vain välttämättömät ja tarpeelliset tiedot kerätään.
Mikäli osallistuminen on maksullista, tallennamme maksuihin ja maksutapaan liittyviä tietoja. Osto- ja matkalaskujen maksamista varten tarvitsemme tietoja maksun saajasta sekä laskun tekemistä varten myyntilaskun saajasta. Tarvitsemme mm. nimi- ja osoitetiedot, pankkiyhteystiedot, arvonlisäverotunnisteen sekä mahdolliset verkkolaskutusosoitetiedot.
Mistä tietoa saadaan?
Sekä markkinointiin että tapahtumiin ja tilaisuuksiin liittyvät tiedot kerätään suoraan lomakkeiden kautta henkilöltä itseltään. Myös sähköpostitse, puhelimitse tai tapaamisessa ilmoittamiasi tietoja voidaan tallentaa, mikäli niillä on vaikutusta tilaisuuden tai tapahtuman järjestelyihin.
Markkinoinnissa käytettävää asiakastietoa kerätään useasta eri lähteestä:
- Lyhytkurssijärjestelmä, jossa voit ilmoittautua lyhytkestoisiin koulutuksiin,
- Webropol mm. tilaisuudet ja tapahtumailmoittautumiset,
- Jamk.fi-sivusto: yhteydenottolomakkeet, postituslistalle liittymiset
Talouspalveluille tarvittavat tiedot saadaan asiakkaan ja opiskelijan antamista tiedoista, esim. Jamkille toimitetusta ostolaskusta, matkalaskusta, apurahahakemuksesta sekä myyntilaskutusta varten talouspalveluihin toimitetusta laskutuspyynnöstä.
Minne tietoa luovutetaan?
Emme luovuta markkinointiin tarkoitettuja asiakastietoja Jamkin ulkopuolelle.
Tapahtumia ja tilaisuuksia varten kerättävää tietoa voidaan luovuttaa nimetyille kolmansille osapuolille vain tapahtuman järjestelyjen toimeenpanemisen niin vaatiessa, kuten esim. rahaliikenne, majoitus- ja catering sekä kuljetuspalvelut. Henkilöiden nimi- ja yhteystietoja voidaan jakaa kyseisen tapahtuman osallistujien kanssa verkostoitumistarkoituksessa.
Talouspalveluissa tietoa luovutetaan vain laskujen maksamiseen liittyvien ja työtehtävien hoitamisessa tarvittavien tahojen käyttöön. Kirjanpidossa olevat tiedot ja tapahtumat säilytetään kirjanpitolain ja Jamkin tiedonohjaussuunnitelman mukaiset säilytysajat.
Miten tietoja voi päivittää/tarkastaa?
Löydät jokaisen uutiskirjeen lopusta linkin, jonka kautta voit poistua postituslistalta. Saman linkin kautta voit myös hallita omia asiakastietojasi ja kertoa mistä aiheista haluat jatkossa tietoa.
Voit peruuttaa markkinointiluvan milloin tahansa. Jäämme kaipaamaan sinua, mutta emme enää lähetä sinulle markkinointipostia. Huomaathan kuitenkin, että tämä kielto ei koske koulutuksiin liittyvää tiedottamista. Velvollisuutemme on pitää sinut ajan tasalla koulutuksista, joihin olet ilmoittautunut
Talouspalveluille antamasi tiedot voit päivittää olemalla yhteydessä Jamkin talouspalveluihin.
Tapahtumiin ja tilaisuuksiin liittyen ole yhteydessä järjestäjään, jonka yksikkö/tukipalvelu toimii vastuullisena henkilötietojen käsittelijänä. JAMKin tapahtumanjärjestäjän yhteystiedot käyvät ilmi tapahtuman verkkosivulla tai tapahtumatiedotteessa.
Tietojen käsittely ja säilytys
Asiakastietoa kerätään usealta eri sivustolta, mutta tiedot siirretään asiakastiedon asiakashallintajärjestelmään (Microsoft Dynamics). Tällä varmistamme, että asiakastietoa käsitellään yhdenmukaisesti, tietosuojan ja -turvan kannalta oikein. Tapahtumaspesifit tiedot poistetaan, kun tietoja ei enää tarvita ko. tapahtuman toteuttamiseen tai jälkihoitoon. Kontaktitietoja voidaan käyttää tilastointitarkoituksiin, jolloin tietoja säilytetään tarvittaessa anonyymisti.
Henkilötietojen tietosuojasta huolehditaan varmentein ja erilaisin teknisin suojauksin. Manuaalisesti käsiteltävät asiakirjalliset tiedot säilytetään lukituissa tiloissa. Asiakirjoja ja rekistereitä säilytetään Jamkin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja tiedoille on määritetty säilytysajat.
Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset annetaan rekistereihin ja tietojärjestelmiin työtehtävien perusteella ja käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä toisiin tehtäviin tai työsuhteen päättyessä.