Henkilöstön tietojen käsittely

Henkilökunnan ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu ammattikorkeakoulun lakisääteiseen tehtävään työnantajana ja rekisteröityjen oikeutettuihin etuihin (työsuhde-etu, työterveys, työtehtäviin liittyvä matkustaminen). Jos henkilötietoja halutaan käyttää muuhun tarkoitukseen, kysytään rekisteröidyltä tähän suostumus erikseen. Työntekijätietoja kerätään JAMKin ja työntekijän välisen työsuhteen luomisessa ja ylläpidossa.

Rekrytointivaiheessa keräämme hakijan henkilö-, koulutus- ja työkokemustiedot. Työsuhteen aikana kerättäviä tietoja ovat henkilötiedot (esimerkiksi yhteys- ja pankkitiedot) sekä tehtävään, palvelussuhteeseen, työaikaan, poissaoloihin ja osaamisen hallintaan liittyvät tiedot.

Tiedot kerätään aina henkilökunnalta tai työnhakijalta itseltään. Työsuhteen aikana henkilökunnan jäsen voi lisätä ja päivittää henkilötietojaan.

Työnhakija antaa tiedot rekrytointijärjestelmään hakemuslomakkeella. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää päivitetään palkan- ja palkkioiden saajan antamilla tiedoilla palvelussuhteen alkaessa ja aikana. Verottajalta saadut palkansaajakohtaiset ennakonpidätystiedot päivitetään kerran vuodessa.

Tietoja luovutetaan ainoastaan lain ja säädösten mukaisesti mm. seuraavasti:

• Verottaja (verottajan vaatimat tiedot)
• Ammattiliito (perityt jäsenmaksut)
• Ulosottoviranomainen (perityt ulosotot)
• Eläkelaitos (perityt eläkemaksut + henkilön palvelussuhteeseen liittyvät tiedot)
• Tilastokeskus (ei yksilötason tietoja)
• Vakuutusyhtiö (vakuutukseen liittyvät tiedot ja vuosi-ilmoitukset)
• Kansaneläkelaitos (tarvittavat poissaoloihin liittyvät tiedot)
• Muut viranomaiset esim. palkkatukeen liittyvät tiedot
• Luottokorttiyhtiöt
• Työterveyshuolto
• Matkustuksenhallinta
• Kulttuuri- ja liikuntasetelit
• Henkilölle itselleen (tilinauha)

Tämän lisäksi tietoja voidaan luovuttaa erillisestä pyynnöstä tilintarkastajalle tai viranomaiselle.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilöstöön kuuluva pääsee tarkistamaan omat tietonsa Jamkin järjestelmistä. Palkansaaja päivittää itse henkilötietojaan ESS-poissaolojärjestelmän kautta tai ilmoittamalla niistä suoraan henkilöstösihteerille.

Niiltä osin, kun hän haluaa tarkistettavaksi tietoja, jotka eivät hänelle suoraan näy, hän voi tehdä tietopyynnön henkilöstöpalveluihin tai Jamkin tietosuojavastaavalle. Työnhakijat voivat myös tiedustella heistä tallennettuja tietoja henkilöstöpalveluista.

Tietoja käsitellään työn hakuun tai työsuhteeseen liittyen. Tietojen käsittelijät käyttävät tietoja omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan ja vain omiin työtehtäviinsä liittyen. Tietoja käsittelevät henkilöstöpalvelut, talouspalvelut, esimiehet omien alaistensa osalta ja ICT-palvelut liittyen tietojärjestelmien käyttöön.

Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Asiakirjoista voidaan tarvittaessa ottaa paperitulosteita, jotka tuhotaan käyttötarpeen päätyttyä.

Sähköisen aineiston käsittely on mahdollista vain työtehtäviin liittyen, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Aineiston tietosuojasta huolehditaan varmentein ja erilaisin teknisin suojauksin. Henkilöstöhallinnon ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.

Asiakirjoja ja rekistereitä säilytetään JAMKin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja tiedoille on määritetty säilytysajat. Henkilöstön tietoja henkilöstöhallinnon järjestelmissä säilytetään työsuhteen ajan ja kymmenen vuotta viimeisestä maksutapahtumasta. Poikkeuksena palkkakortit, joita säilytetään 50 vuotta.