Osallistumissäännöt

Osallistumissäännöissä määritellään toimeksiantajan ja osallistujien, sekä tilaisuuden järjestäjän välisistä yhteistyösäännöistä. Toimeksiantaja(t) määritellään Hackathon-kutsussa, tilaisuudet järjestää BioPaavo yhteistyössä Kasvu Openin kanssa. Toimeksiantajataho(je)n osalta nimetyt henkilöt vastaavat tapahtumaan liittyvästä päätöksenteosta.

Hackathon-tapahtumien tavoitteena on tuottaa ratkaisuja yhden tai useamman toimeksiantajan esittelemiin haasteisiin. Tapahtumien pituus ja toteutus voi vaihdella ja kunkin tapahtuman osalta toteutus ja sen ajoittuminen kuvataan tilaisuuden kutsussa.

Jäljempänä järjestäjä-termillä viitataan BioPaavoon, toimeksiantajalla yhteen tai useampaan haasteen esittäjään ja osallistujatiimillä haasteeseen osallistuvaan ryhmään, joka koostuu yksittäisistä osallistujista.

Immateriaalioikeudet

Olemassa olevat immateriaalioikeudet eivät siirry tapahtuman aikana. Osallistujalla säilyy oikeus kaikkeen toimeksiantajalle tarjoamaansa aineistoon. Osallistuja ymmärtää ja hyväksyy, että toimeksiantaja voi käyttää saamaansa aineistoa sisäisessä toiminnassaan ja toimintansa kehittämisen yhteydessä.

Toimeksiantajan haasteen aikana tarjoaman aineiston immateriaalioikeudet säilyvät vastaavasti toimeksiantajalla. Osallistujat voivat käyttää tätä aineistoa yksinomaan haasteeseen osallistuessaan.

Haasteen aikana syntyneiden ratkaisujen immateriaalioikeudet kuuluvat ensisijaisesti ratkaisun muodostaneelle osallistujatiimille / -tiimeille. Toimeksiantajahaasteissa toimeksiantajalla on oikeus ratkaisun hyödyntämiseen, josta tulee kuitenkin sopia ratkaisun ideoineen tahon kanssa erillisellä sopimuksella. Haasteet toteutetaan avoimina, minkä vuoksi osallistujatiimien tulee huomioida, että sen aikana syntyneet ja käsitellyt ratkaisut ovat julkisesti esillä. Ratkaisuiden immateriaalioikeuksista huolehtiminen on niiden tuottajien vastuulla.

Mikäli haasteeseen tuotua tai sen aikana kehitettyä ratkaisua halutaan edistää, siitä tulee sopia osallistuvien tahojen kesken erikseen.

Osallistumisen julkisuus

Mikäli osallistujatiimi valitaan Hackathon-tapahtumaan, on osallistumistieto julkinen. Sekä osallistujatiimi, että toimeksiantaja voivat käyttää osallistumistietoa osana viestintäänsä. Tapahtumista voidaan tehdä tallenteita (kuvat, video ym.), ja tapahtuman järjestäjien, toimeksiantajien ja osallistujien lisäksi kolmansilla tahoilla (kuten esim. medialla) on mahdollisuus käyttää tallenteita viestinnässään.

Luottamuksellisuus

Kaikki osapuolet sitoutuvat luottamukselliseen toimintaan luottamuksellista tietoa koskevissa asiayhteyksissä. Haasteen aikana haltuun saatua luottamuksellista tietoa ei ole lupa jakaa kolmansille osapuolille, eikä ulkopuolisilta tahoilta saatua luottamuksellista tietoa osana haasteeseen osallistumista. Luottamukselliseen tietoon sisältyvät mm. liike- ja yrityssalaisuudet sekä sellainen tieto, jonka laki määrää luottamukselliseksi. Lisäksi toimeksiantaja ja osallistujat voivat tarvittaessa määritellä erikseen salassa pidettävät aineistot.

Tietoa vastaanottava taho sitoutuu antamaan tiedon vain sellaisten itseään edustavien tahojen haltuun, jotka ovat haasteen toteuttamisen kannalta välttämättömiä ja vastaamaan näiden salassapitosopimuksista. Salassapidon ajanjakso alkaa haasteen alusta ja jatkuu kolmen vuoden ajan haasteen päättymisen jälkeen.

Osallistujat vastaavat siitä, että heillä on oikeus käyttää haasteeseen tuomaansa aineistoa, samoin kuin aineiston tietoturvallisuudesta.

Järjestäjät

Hackathon-tapahtumat järjestetään BioPaavon ja Kasvu Openin yhteistyönä. Organisaatiot vastaavat tapahtumien toteuttamisesta, viestinnästä, osallistujatietojen käsittelystä sekä järjestelyistä. BioPaavo ja Kasvu Open sitoutuvat salassapitoon osallistujien ja toimeksiantajien ohella. Sopimukset jatkotoimista tehdään kuitenkin vain toimeksiantajan ja osallistujien välillä.

Hackathonit ovat osa Euroopan aluekehitysrahaston rahoittamaa Biotalouden yrityskiihdyttämö Saarijärvelle –hanketta.

Palkinnot, arviointi ja jatkokehittäminen

Toimeksiantaja vastaa palkitsemisen määrittelystä ja toteutuksesta. Haasteeseen liittyvät mahdolliset palkinnot ja yhteistyömahdollisuudet kuvataan erikseen haasteen yhteydessä.

Haasteeseen osallistuvien tiimien ratkaisuiden arvioimisesta vastaa toimeksiantajan määrittelemistä henkilöistä koostuva raati. Haasteeseen liittyvät arviointikriteerit kuvataan kunkin haasteen yhteydessä toimeksiantajan määritteleminä.

Toimeksiantaja sopii erikseen haluamiensa osallistujatiimien kanssa ratkaisujen jatkokehittämisestä ja niihin liittyvistä immateriaalioikeuksista.

Peruutukset

Osallistujatiimi voi peruuttaa / keskeyttää osallistumisensa haasteeseen sen aikana. Keskeytyksen yhteydessä, tai jos osallistujatiimi ei pysty tuottamaan esiteltävää ratkaisua lopputapahtumaan, se ei voi osallistua palkitsemiseen. Tiimin osallistujan voi perustellussa tapauksessa vaihtaa haasteen aikana. Tällöin on huomioitava osallistujien oikeuksien muodostuminen ratkaisuissa.

Toimeksiantaja voi peruuttaa osallistujatiimin tai osallistujan oikeuden olla mukana haasteessa perustelluista syistä. Tällaisia ovat esimerkiksi asiaton käyttäytyminen tai sopimusrikkomukset. Järjestäjä ja toimeksiantaja eivät tällaisissa tapauksissa vastaa mahdollisista osallistujatiimille tai osallistujalle aiheutuneista vahingoista.

Vastuun rajoitukset

Mikään taho ei ole vastuussa toiselle taholle mahdollisesti aiheutuneista menetyksistä, lukuun ottamatta tietoista tai selvästä huolimattomuudesta johtuvaa immateriaalioikeuksien loukkaamista tai salassapitovelvollisuuden rikkomista.

Mahdolliset erimielisyydet, joista ei päästä neuvottelemalla yksimielisyyteen, ratkaistaan välimiesmenettelyssä yhden (1) välimiehen kokoonpanossa Keskuskauppakamarin välityslautakunnan sääntöjen mukaisesti.

Lataa säännöt tiedostona

Osallistumissäännöt.pdf