jamk.fi
toggle mainmenu toggle search

Tiedon luovuttaminen tutkimuksiin

Jyväskylän ammattikorkeakoulua tai sen opiskelijoita ja henkilökuntaa koskeviin tiedon luovuttamista vaativiin tutkimushankkeisiin edellytetään aina tutkimuslupa.

Etusijalla ovat valtakunnalliset laajemmat selvitykset ja tutkimukset ja koko ammattikorkeakoulua koskevat tutkimukset. Tutkimuksesta on oltava hyötyä Jyväskylän ammattikorkeakoululle ja se tulisi tehdä yhteistyössä Jyväskylän ammattikorkeakoulun henkilöstön kanssa.

Milloin tutkimuslupaa tulee hakea?

Jyväskylän ammattikorkeakoulua tai sen opiskelijoita ja henkilökuntaa koskeviin tiedon luovuttamista vaativiin tutkimushankkeisiin edellytetään aina tutkimuslupa:

  • Kun pyydetään tietoja JAMKin henkilörekistereistä
  • Arkistoaineiston käyttö tutkimustarkoituksiin
  • Opiskelijan tuottaman aineiston käyttö tutkimustarkoituksiin (lupaa ei tarvita JAMKin sisäiseen kehittämistyöhön)
  • Havainnointi/haastattelu (tapauskohtaisesti)
  • Muu erikseen tutkimuslupahakemuksessa ilmoitettu tutkimustapa tai -menetelmä

Henkilöstön osalta luovutetaan vain työsähköpostiosoitteet tai kysely organisoidaan henkilöstöintran kautta.

Opiskelijoiden osalta luovutetaan vain niiden yhteystiedot, jotka ovat opiskelijahallintojärjestelmään perustiedoissa antaneet luvan tietojensa luovuttamiseen tutkimustarkoitukseen tai kysely organisoidaan JAMKin verkko-oppimisympäristön tai opiskelijaintran kautta.

Tutkimusluvan myöntämisen menettelytapaohje perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä.

Muiden tutkimuksiin tarvittavien tietojen luovuttamisesta sovitaan tapauskohtaisesti.

Hakemuksen käsittelyaika on noin kaksi (2) viikkoa.

Tutkimusluvan säännöt

Tutkimusluvan hakijan sitoutuu seuraaviin sääntöihin:

  1. Tutkimusluvan hakija sitoutuu käsittelemään ja säilyttämään saamiaan tietoja huolellisesti ja voimassaolevien lakien, säädösten, Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjeistuksen sekä JAMKin tutkimuslupaan liittyvien sääntöjen mukaisesti.
  2. Saatuja tietoja saa käyttää vain hakemuksessa ja sen liitteissä ilmoitettuun tarkoitukseen.
  3. Tietoja ei saa luovuttaa tai eikä myydä edelleen. Henkilötietoja ei saa siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.
  4. Tietoja ei saa siirtää eikä käsitellä avoimessa tietoverkossa, kuten esimerkiksi sähköpostilla.
  5. Tietoja ei saa käyttää rekisteröidyn tai Jyväskylän ammattikorkeakoulun vahingoksi.
  6. Tutkimuksen tekijä huolehtivat tutkimukseen osallistuvien tarvittavasta informoinnista, käyttöoikeuksista ja muista tutkimukseen liittyvistä sopimuksista. Tutkimuksen tekijä huolehtii, että rekisteröidyn oikeudet toteutuvat.
  7. Saatuja tunnisteellisia tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan. Henkilötietoja voidaan säilyttää ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista käsittelyn toteuttamista varten. Hakija vastaa henkilötietojen poistamisesta käsittelyn perusteen vanhentuessa. Hakija sitoutuu välittömästi tutkimuksen päätyttyä hävittämään rekisteristä saamansa tunnisteelliset tiedot tietoturvallisesti.
  8. Tutkimuksen suorittaja huolehtii omasta tietoturvastaan, salasanoista ja käyttäjähallinnasta. Hän myös vastaa siitä, että tekniset ja organisatoriset toimenpiteet vastaavat henkilötietojen käsittelyn vaatimuksia.
  9. Tietosuojarikkomuksista ja väärinkäytöksistä tulee ilmoittaa viipymättä Jyväskylän ammattikorkeakoululle.
  10. Hakija(t) vastaa(vat) itsenäisesti mahdollisista vahingoista ja vahingonkorvauksisista ulkopuolisille.
  11. Ilmoittamaan tutkimusluvan myöntäjälle, mikäli tutkimus keskeytyy.

Perittävät maksut

JAMKin tietojen luovuttaminen tutkimuslupahakemuksen perusteella on maksullista.

  • Tuntiveloitus on 50 euroa, kuitenkin vähintään 150 euroa. Sisältää käsittelymaksun, tietojen toimittamisen ja mahdollisen kyselyn organisoinnin JAMKin intrassa tai verkko-oppimisympäristössä.
  • Maksuihin lisätään osoitetietojen ostaminen Väestörekisterikeskuksesta, mikäli osoitetiedot joudutaan päivittämään.

Muiden tutkimukseen tarvittavien tietojen luovuttamisen yhteydessä hinnoittelusta sovitaan tapauskohtaisesti. Maksusta sovitaan tapauskohtaisesti myös silloin, mikäli tutkimus tehdään yhteistyössä JAMKin henkilöstön kanssa.

Jyväskylän ammattikorkeakoulu toimittaa tietojen luovutuksen yhteydessä laskun.

Maksua ei peritä

  • JAMKin opiskelijoilta ei peritä maksua opintoihin liittyviin selvityksiin ja tutkimuksiin (opinnäytetyö) tarvittavien tietojen luovuttamisista.
  • JAMKin henkilöstöltä ei peritä maksua projekteihin tai hankkeisiin liittyviin selvityksiin ja tutkimuksiin tarvittavien tietojen luovuttamisista.
Tutkimuslupahakemus
JAMKin henkilöstöä ja/tai opiskelijoita koskeviin tutkimuksiin

Tutkimuslupahakemus (Word)

Hakemukseen tarvittavat liitteet:

  • Hyväksytty tutkimussuunnitelma (pakollinen)
  • Aineistonhallintasuunnitelma
  • Eettinen ennakkoarvio (liitetään hakemukseen, jos arvio tehty)
  • Tieteellisen tutkimuksen tietosuojaseloste (pakollinen jos muodostuu henkilötietoja sisältävä tutkimusrekisteri tai pyydetään tietojen luovuttamista JAMKin rekisteristä)
  • Vaikutustenarviointi henkilötietojen käsittelystä (DPIA) (pakollinen, jos tutkimuksessa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin (arkaluonteisia) henkilötietoja tai jos tutkittavia ei voida jostain syystä suoraan informoida henkilötietojen käsittelystä esim. rekisteritutkimuksissa tutkittavien suuren määrän vuoksi)
Tutkimuslupahakemus
JAMKin opiskelijan opinnäytetyön tutkimuslupa (AMK/YAMK)

Tutkimuslupahakemus - opinnäytetyö (Word)

Hakemukseen tarvittavat liitteet:

  • Aineistonhallintasuunnitelma (pakollinen)
  • Opinnäytetyön tietosuojaseloste (jos tutkimuksessa muodostuu henkilötietoja sisältävä tutkimusrekisteri, malli löytyy ELMO -intrasta. Lue lisää Opinnäytetyö ja tietosuoja -sivulta.)
  • Eettinen ennakkoarvio (jos arvio on tehty, koskee vain YAMK-opinnäytetöitä)

Toimitusosoite

Allekirjoitettu hakemus toimitetaan osoitteeseen

Jyväskylän ammattikorkeakoulu
TUTKIMUSLUPA
PL 207
40101 JYVÄSKYLÄ

Hakemuksen käsittelyaika

Hakemuksen käsittelyaika on noin kaksi (2) viikkoa.

Lisätietoa

Henkilötiedot ja niiden käsittely

Aineistonhallintasuunnitelma

Opinnäytetyö

Vaikutustenarviointi henkilötietojen käsittelystä (DPIA)

  • Jos tutkimuksessa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin (arkaluonteisia) henkilötietoja, tulee tehdä vaikutustenarviointi. Vaikutustenarviointi on tehtävä myös silloin, jos tutkittavia ei voida jostain syystä suoraan informoida henkilötietojen käsittelystä esim. rekisteritutkimuksissa tutkittavien suuren määrän vuoksi.).
  • Lisätietoa: Vaikutustenarviointi (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Tietosuoja

  • JAMKin henkilöstön ja opiskelijoiden Tietosuoja-sivusto löytyy ELMO-intrasta (vaatii kirjautumisen). Sivustolta löydät ohjeet mm tietosuojaselosteen laatimiseen sekä opinnäytetyössä että tieteellisessä tutkimuksessa.
  • Siirry Tietosuoja-sivustolle >>>

Kyselytutkimustyökalu

  • Mikäli JAMKin henkilöstö tai JAMKin opiskelija käyttää tutkimuksessaan Webropol-kyselytutkimustyökalua, tulee henkilötietoja keräävien tutustua tietosuojaperiaatteiden toimintaan ja niiden vaikutuksiin kyselyiden toteuttamisessa. Kyselyn laatija vastaa aina itse asianmukaisesta henkilötietojen käsittelystä.
  • Lisätietoa: Henkilötietojen käsittely Webropol-kyselyohjelmassa  (ELMO-intra, vaatii kirjautumisen)

Aiheesta muualla

UKK - Usein Kysytyt Kysymykset

Voinko toimittaa tutkimuslupahakemuksen liitteineen sähköisesti?

  • Toistaiseksi hakemus liitteineen tulee toimittaa paperisena ja allekirjoitettuna. JAMKilla ei ole käytössä prosessiin vaadittavaa sähköistä allekirjoitusta.

Milloin ja miten saan päätöksen tutkimusluvasta? Milloin saan pyytämäni tiedot tai aineiston?

  • Tutkimusluvan käsittelyaika on kaksi viikkoa (poikkeuksena yleiset juhlapyhät ja lomakaudet) ja aineisto koostetaan käsittelyn jälkeen. Saat päätöksen sähköisesti hakemuksessasi ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen.

Tarvitaanko tutkimuslupaa, jos tutkimus tehdään yhteistyössä JAMKin henkilöstön kanssa? Teen tutkimusta toisessa organisaatiossa. 

  • Sinun tulee hakea tutkimuslupaa, jos tutkimuksen toteuttaminen vaatii tietojen käyttöä JAMKin henkilörekistereistä, haluat käyttää JAMKin arkistoaineistoa tai opiskelijoiden tuottamaa aineistoa ja kyse ei ole JAMKin sisäisestä kehittämistyöstä. Havainnointi ja haastattelututkimukset käsitellään tapauskohtaisesti.

Onko tietojen luovuttaminen maksullista, jos tutkimus tehdään yhteistyössä JAMKin henkilöstön kanssa? Teen tutkimusta toisessa organisaatiossa.

  • Kyllä on. Maksua ei peritä JAMKin opiskelijoiden opinnäytetöihin tai JAMKin sisäiseen kehittämistyöhön liittyvistä tietojen luovutuksista.

Teen sähköisen kyselyn. Tarvitsenko tutkimusluvan, jos kysyn suostumuksen vastaajilta kyselyssä?

  • Sinun tulee hakea tutkimuslupaa, jos tutkimuksen toteuttaminen vaatii tietojen käyttöä JAMKin henkilörekistereistä (sähköpostiosoitteet kyselyn lähettämiseen) tai kysely organisoidaan intran tai verkko-oppimisympäristön kautta. Myös tällöin sinun tulee kysyä suostumusta vastaajilta kyselyssäsi.

Tutkimukseen liittyvä sähköinen kysely opiskelijoille toteutetaan niin, että opiskelijat vastaavat kyselyyn JAMKin tiloissa tunnin alussa ohjatusti. Kyselyä ei lähetetä opiskelijoille vaan he ohjataan vastaamaan verkkosivun kautta. Tarvitsenko tutkimusluvan?

  • Sinun tulee hakea tutkimuslupa. Lisäksi sinun tulee huolehtia asianmukaisesti tutkittavien informoinnista ja suostumuksesta sekä tietosuojakysymyksistä. Kyselyyn vastaamisen tulee olla vapaaehtoista ja kyselyn toteutuksesta tulee sopia JAMKin henkilöstön kanssa.

Opiskelen JAMKissa ja haluan hyödyntää opinnäytetyössäni opintojaksolla tehtyjä opiskelijoiden tehtäviä. Voinko käyttää tehtäviä tutkimuksen aineistona ja tarvitsenko tutkimusluvan?

  • Jokaiselta opiskelijalta tulee aina pyytää asianmukainen suostumus etukäteen aineiston käytöstä tutkimustarkoituksessa. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu. Yleisenä tavoitteena yksityisyyden suojan toteuttamiseksi on, että henkilötiedot kerätään henkilön suostumuksella aina kun se on mahdollista. Lisäksi sinun tulee hakea tutkimuslupaa opiskelijan tuottaman aineiston käyttöön tutkimustarkoituksessa.