Toimintamalli muutokseen ja kehittämiseen

Miksi? Kattava lähtötilanteen selvitys luo perustan onnistuneelle kehittämisprosessille.

Ilman riittävää ymmärrystä ja dataa siitä, missä mennään, on vaikea lähteä kehittämään aidosti kehittämistä vaativia asioita. Onnistunut muutos vaatii yhteistyötä joko oman yrityksen sisällä tai muiden asiantuntijoiden kanssa (esim. työterveys, muutoksen/kehitystyön asiantuntijat, vertaiset sparraajina). Tiedossa oleviin muutoksiin pystytään varautumaan ajoissa ja suunnittelemaan muutosprosessin vaiheet.

Yrityksen on syytä tarkastella työhyvinvoinnin ja -kyvyn tilannetta säännöllisesti. Usein tarkasteluun aletaan vasta, kun selkeitä tarpeita muutokselle tai kehittämiselle on, vaikka säännöllisellä tarkastelulla voitaisiin vaikuttaa ennaltaehkäisevästi ongelmiin. Selvitysten avulla voi ilmetä kehitettäviä asioita, jotka edistävät hyvinvointia työpaikalla tai joiden avulla työntekijöiden tai yrittäjän osaaminen lisääntyy.

Usein muutokset eivät kuitenkaan ole ennakoitavissa, joten niihin on syytä valmistautua ennakkoon, mitä edesauttaa lähtötilanteen tunnistaminen. Muutostilanteen hyvinä perustuksina toimivat hyvä työhyvinvointi ja työkyky sekä psykologisen turvallisuuden kokemus. 

Mitä?

Lähtötilanteen kartoituksesta saatuihin tietoihin voidaan tehdä kehittämisjakson lopussa vertailua ja havaita paremmin kehittämisen vaikutuksia.  

MUTKA-hankkeessa asiantuntijat ja yrittäjät saivat tärkeää jäsenneltyä tietoa menneistä muutoksista, tämän hetken muutoskyvykkyyden tilasta sekä muutostarpeista, kun alkutilanteen selvittämisessä hyödynnettiin laadullisia haastatteluja. Määrällistä tietoa kerättiin alkukartoitusvaiheessa strukturoiduin kysymyksin sekä Kykyviisari-itsearviointityökalulla. Myös muita työhyvinvointiin ja -kykyyn liittyviä testejä käytettiin, esimerkkinä Yksilötutka (Työturvallisuuskeskus) ja Työn imun testi (Työterveyslaitos). Määrällisten tietoa on hyvä kerätä siitäkin syystä, että sen avulla muutos saadaan numeerisesti mitattua kehittämisen päätyttyä, kun mittaus toistetaan. 

Laadullisesti ja määrällisesti toteutettu lähtötilanteen perusteellinen kartoitus tarjoaa tulokset, joihin kehittämisjakson loputtua on helppo tehdä vertailua. Näin myös asioiden vaikutukset toisiinsa nousevat selvemmin esiin. Jos tarvitaan tilastoja sairaspoissaoloista, työterveyteen sekä -turvallisuuteen liittyvistä riskeistä, on yhteistyö oman työterveyshuollon kanssa suositeltavaa.

Mikäli yrityksesi on aiemmin ollut samansuuntaisen kehittämisaiheen ja -tilanteen edessä, on hyvä yhdessä muistella, miten silloin toimittiin ja mitä saavutettiin. Tällaisen reflektoinnin avulla voidaan välttää samojen virheiden toistamista ja hyödyntää onnistuneita toimintatapoja uudelleen. 

Työyhteisön toimintaan vaikuttavat asiat

Ennen kehittämistyön aloittamista on syytä tarkastella myös työyhteisön toimintaan vaikuttavia asioita. Mikäli työyhteisön sisällä on kitkaa aiheuttavia tai käsittelemättömiä ongelmia, yhteen hiileen puhaltaminen ja toimiminen muutoksen ja kehittämisen edessä on vaikeaa. 

1. Tarkastele ja selvitä millainen luottamuksen ilmapiiri vallitsee? 
2. Mitkä ovat tiiminne/yhteisönne vahvuuksia, entä heikkouksia? 
3. Mikä on psykologisen turvallisuuden tila?

Psykologinen turvallisuus: Psykologisesti turvallisessa työyhteisössä jokainen voi tuoda esiin ideoita ja keskeneräisiä ajatuksia. Voi turvallisesti kysyä kysymyksiä, nostaa esiin huolia, pyytää apua ja myöntää virheensä ilman pelkoa tulla vähätellyksi, nolatuksi tai rangaistuksi. 

Miten? Alkukartoituksen tekemiseen on monia välineitä ja menetelmiä.

Alkukartoituksen tekeminen vaatii hyvää suunnittelua. On olemassa paljon valmiita esim. työkykyyn ja -hyvinvointiin liittyviä kyselyjä, joita voi hyödyntää. Silloin on kuitenkin syytä pohtia, että ne vastaavat siihen, mitä halutaan yrityksessä selvittää. Myös omaa työterveyshuoltoa voi hyödyntää alkutilanteen tarkastelussa. 

Kyselyt eivät ole ainoa vaihtoehto selvittää tilannetta muutoksen tai kehittämisen alussa. Kahdenkeskeiset tai työryhmässä toteutetut haastattelut tai kasvotusten tai etänä pidettävät palaverit ovat myös hyvä lisä tai vaihtoehto hahmottaa lähtötilannetta. Olipa tapa mikä tahansa, on tärkeää ottaa huomioon, että tilanne on kaikille osapuolille turvallinen ja rauhallinen. Yksityisyyden suoja on myös huomiotava ja selvitettävä osallisille, kuinka henkilötietoja käsitellään. 

Miksi? 

Yhteinen, vertaisen tai oman henkilöstön kanssa tehty havainnointi kehittämiskohteen ympärillä avaa laajemman näkökentän aiheeseen. Kunnioittava keskustelu ja toisen rauhallinen kuunteleminen luovat ryhmässä luottamuksen ilmapiirin, jolloin dialogi on mahdollista. 

Mitä? 

Alkukartoituksen jälkeen on tärkeä pysähtyä hetkeksi havainnoimaan ja tarkastelemaan, mitä on selvitetty. Havainnoinnin avuksi voi ottaa mukaan jonkin viitekehyksen, jonka kautta tarkastelua tehdään.

Yhteisen havainnoinnin ja tarkastelun viitekehyksenä käytimme Mankan työhyvinvoinninmallista mukailtua pohjaa (pdf) (kuva alla). Malli koostuu työhyvinvointia edistävistä piirteistä sekä työntekijästä itsestään. Huomio kohdentuu työn ja yksilön voimavaroihin, ei vain kehitettäviin asioihin. Tarkastelussa ovat työhyvinvointiin vaikuttavat tekijät:

1. johtaminen
2. organisaatio - toimiva työympäristö
3. työyhteisö - yhteistyöverkostot
4. työ - toimijuus ja
5. hyvinvoiva yrittäjä.

Kuvion keskiössä on yksilö itse, hänen psykologinen pääomansa sekä palautuminen & voimaantuminen. Jokainen meistä tulkitsee työpaikan olosuhteita omien asenteidensa  pohjalta. Mallin avulla halutaan selvittää, mitkä tekijät vaikuttavat työhyvinvointiin. 

Tarkastele myös osaamista: Nykytilannetta kannattaa arvioia myös osaamisen näkökulmasta - millaista osaamista yksilöillä ja työyhteisöllä yhdessä on? Mitä tietoja, taitoja, kokemuksia ja verkostoja? Entä mistä saamme yksilöinä sekä yhteisönä voimaa ja virtaa työhömme?

Miten? 

• Omien kokemusten ja ajatusten jakaminen toisten kanssa.
• Toiminnan taustalla dialogisuus ja reflektiivisyys: Yrityksen tilannetta tarkastellaan yhdessä henkilöstön kanssa dialogissa. Yksinyrittäjä reflektoi työhyvinvointimallin osa-alueiden tilannetta mahdollisuuksien mukaan. 

MUTKA-hankkeen työpajoissa yrittäjät tarkastelivat yhdessä tietoisesti omia ajatuksiaan, merkityksiään ja toimintaansa elävässä dialogissa toistensa kanssa. Tällöin syntyi tilaa ja vaihtoehtoja erilaisten ratkaisujen pohdintaan. Tarkastelun kohteina olivat esimerkiksi arvot ja merkityksellisyys, joiden kirkastaminen muutoksen ja kehittämisen edellä saattaa antaa selkeämpiä vastauksia siitä, mihin suuntaan ja miten lähdetään liikkeelle. Yhdessä pohtien tuotiin esiin myös menneitä/tapahtuneita muutoksia ja niistä selviytymiseen vaikuttaneita avaintekijöitä. 

Miksi? Kehittyvä ja oppiva yritys pärjää muutoksessa.

Toimintaympäristön jatkuvat muutokset edellytävät yrityksiltä muutoskyvykkyyttä ja kehitysmyönteisyyttä. Kehittämisen tavoitteena on parantaa liiketoimintaedellytyksiä, palveluiden ja tuotteiden laatua, työn tekemisen tapoja sekä työelämän kestävyyttä. Parhaimmillaan kehittämistyö synnyttää jotain uutta, joka edistää ja parantaa tämän hetkistä työarkea, palveluita, ja jonka vaikuttavuus säteilee koko yhteiskuntaan. 

Mitä? Valitaan tavoitteita tukevat kehittämiskohteet.

Kehittäminen alkaa kehityskohteiden tunnistamisella. Ne on sitä helpompi löytää, mitä kattavammin lähtötilanne on analysoitu ja kehittämisen kohteena olevia tahoja ja sidosryhmiä kuultu ja osallistettu. Aito kehittäminen pohjautuu siis tietoon, jota on saatavilla riittävästi, ja dataan, jota on kerätty eri menetelmillä eri lähteistä. Ennen kehittämisvaihetta on syntynyt ymmärrys asioista ja niiden välisistä yhteyksistä, jota kehittämällä pyritään muuttamaan, vahvistamaan tai korjaamaan.

Kehittämistyön aluksi kootaan tieto ja havainnot yhteen, vertaillaan ja tarkastellaan niitä yrityksen arvoja, tavoitteita ja strategiaa vasten. Päivitetään tarvittaessa yhteisiä pelisääntöjä ja arvoja. Valitaan tavoitteita ja visiota tukevat kehittämiskohteet, joiden tärkeys tai niihin liittyvät riskit tunnistettu koontivaiheessa. Mietitään myös asioiden tärkeysjärjestys - kestävä kehittäminen vaatii priorisointia ja laadukasta prosessin johtamista.  

Miten? 

Kehittämistyöskentelyn aloittamiseen on hyvä varata riittävästi aikaa. Asioiden palastelu pienempiin osiin helpottaa myös yhteisen ymmärryksen syntymistä, kehittämiskohteiden valintaa ja tavoitteiden asettamista. 

1. Ennen liikkeelle lähtöä prosessia johtavan tahon on hyvä miettiä, ketkä vastaavat kehittämiskohteiden valinnasta. Tehdäänkö se yhdessä vai pienemmän ryhmän kesken. Mitä suurempi työyhteisö, sen enemmän on syytä jakaa vastuita ja vaiheita, huolehtien samalla, että jokainen tulee aidosti kuulluksi jossain vaiheessa prosessia ja sitoutuu näin prosessiin. Mikroyrityksissä tai sidosryhmän kanssa kehittäessä kehittämiskohteita voidaan valita sekä yksilö- että ryhmäkohtaisesti. 
2. Suositusaika kehittämistyöskentelyn aloitukseen on ½ päivästä - 2 päivään. Tällä varmistetaan, että aito kehittäminen käynnistyy ja havainnoille ja yhteiselle ajattelulle jää riittävästi tilaa. Kehittämistyöskentelyssä on myös hyödyllistä käyttää ulkopuolisia fasilitaattoreita tai ohjaajia, jotta tavoitteet ja suunta pysyvät kirkkaana läpi työskentelyn.
3. Kehittämispäivä on hyvä aikatauluttaa myös ennalta, jotta valmista syntyy sille varatussa ajassa.
4. Kehittämiseen kuuluu olennaisena osana suunnitelmien ylös kirjoittaminen, tavoitteiden nimeäminen ja askelmerkkien laatiminen. Kehittäminen on prosessi, jonka onnistumisen edellytyksenä on vaiheistus. Suunnitelman osaksi on hyvä lisätä myös aikataulu, vastuut ja tavoitetila, johon halutaan päästä. Ilman mittareita ja jatkuvaa seurantaa ja arviointia on vaikea kehittää mitään.
5. Suunnittelu ja asioiden ylöskirjoittaminen sitouttaa sekä yksilöä että yhteisöä ottamaan vastuuta kehittämisestä. Ylöskirjoitettu on askel eteenpäin kohti varsinaisen kehittämistyön aloittamista. 

Tässä muutamia lähteitä sekä työkaluja kehittämistyön tueksi:

Miksi? 

Kehittäminen on arkisia tekoja, jotka vievät askel askeleelta haluttuun suuntaan. Yhteisen kehittämissuunnitelman toteuttamiseen kannattaa sopia yhdessä myös, miten kehitämme yhdessä ja kuinka aikataulutamme kehittämistoimia. Aikataulutus ja yhteisen ajan varaaminen on tärkeää, yhteiset hetket kehittämisen etenemisen tarkasteluun voivat rytmittää myös omaa tekemistä. Vertaisten kanssa kehittämisajatusten jakaminen vahvistaa käsitystä omasta visiosta, tarjoaa mahdollisuuden kokemusten jakamiseen, voi luoda yhteenkuuluvuuden tunnetta, saattaa johtaa yhdessä ideointiin. 

Mitä? 

Tehdään työhön pieniä muutoksia, tarkennuksia ja kokeiluja. 

Otetaan kehittämissuunnitelman mukaisesti yhteisesti tarkempaan käsittelyyn tavoitteiden kannalta keskeinen teema. Suunnitellaan henkilöstön osallistaminen, työskentelytapa ja toteutetaan yhteinen kehittämistuokio työyhteisössä.

Kerätään myös palaute, opitaan yhdessä.

Miten? 

Kehittämisessä kannattaa hyödyntää valmiita materiaaleja, joita löytyy verkosta. Useimpia materiaaleja on helppo soveltaa omiin tarkoituksiin paremmin soveltuvimmiksi. MUTKA-hankkeessa hyödynnettiin sekä valmiita materiaaleja että luotiin yrityskohtaisiin kehittämistehtäviin soveltuvia uusia materiaaleja. 

Miksi? Kehittämistyön jatkuva arviointi ja seuranta on avain itse kehittämiseen.

Reflektointi auttaa niin yksilöä, kuin yhteisöä tunnistamaan, kuinka kehittämistyö on edennyt, missä onnistuttiin, minkä suhteen joudutaan tekemään muutoksia. Reflektointi on ennen kaikkea oppimista, jolla pyritään ymmärtämään, miksi toimittiin niin, kuin toimittiin, ja mitä piti tapahtua, jotta voimme nyt ymmärtää ja osata enemmän. 

Reflektion kautta opit tunnistamaan ajattelusi ja työsi avainkohtia. Havainnoinnin kautta voi löytää tapoja ja kaavoja, joita arjessaan toistaa ja joiden mukaan on tottunut toimimaan. Palveleeko tuttu tapa toimia työlle tai toiminnalle asetettuja tavoitteita? Tätä on syytä pysähtyä miettimään aika ajoin.

Reflektion kautta voidaan tietoisesti poimia omasta toiminnasta ja ajattelusta jotain, mitä erityisesti halutaan tarkastella. Itsehavainnointi avaa myös erilaisia ikkunoita omaan toimintaan ja ajatteluun, jotka ovat sekä suhteessa itseen että suhteessa asiakkaaseen. Reflektointi on eräänlaista palaamista hetkiin. Hetkessä voit asettautua itsesi ulkopuolelle ja miettiä mitä oikein tapahtui, entä jos olisin tehnyt toisin, mitä olisi voinut tapahtua. 

Mitä? Itsehavainnoinnilla ja -arvioinnilla pysähdytään arvioimaan toimintaa ja muutosta. 

Osaamisen kehittyminen tarvitsee muutosta, joka haastaa nykyistä tapaamme toimia ja ajatella. Muutoksen kautta kasvamme ihmisinä, venytämme rajojamme, opimme uutta. Reflektio tekee muutoksesta tietoista ja luo turvaa muutoksen aiheuttamaan kaaokseen päässä. Reflektiota voidaan kuvata itsehavainnointina tai -arviointina. Reflektio on oman toiminnan analysointia, pysähtymistä siihen, kuinka minä itse toimin, mitä opin omasta toiminnastani. 

Havainnointi tukee oppimista, kun vaan malttaa pysähtyä reflektoimaan itseään sekä sitä, kuinka muut toimivat suhteessa minuun ja tekemisiini. Mitä vaikkapa asiakas sai asiakaspalvelutilanteesta? Mitä voin tunnistaa ja oppia näin asiakkaan näkökulmasta? Reflektion kautta jäsennät omaa toimintaasi ja työn vaikuttavuutta. 

Miten?

Oman ajattelun havainnointi ja tietoisuus vaatii rauhoittumista, keskittymistä ja pysähtymistä. Mistä löytyvät omat pysähtymisen ja havainnoinnin hetkesi?

1. Havainnoinnin voi aloittaa yksin tai yhdessä. Valitse ajattelua mahdollistava ympäristö, hyödynnä tarvittaessa ajattelun tukena muistiinpanoja, päiväkirjaa, kysymyksiä, kuvakortteja, musiikkia.
2. Palauta mieleesi lähtötilanne ja tavoitteet, joita olit asettanut itsellesi/työyhteisölle.
3. Havainnoi muutoksia, joita lähtötilanteen ja tämän hetken välillä on tapahtunut itsessäsi, työyhteisössä, kehittämistä koskevassa asiassa.
   Kuuntele myös vertaisiasi - havainnoivatko he tilannetta samalla tavalla kuin sinä? Muutosta voi tehdä näkyväksi myös toistamalla alkukartoitusvaiheessa tehdyn kyselyn tai haastattelun.
4. Palauta mieleesi koko kehittämismatka ja nosta esille onnistumisia sekä asioita, jotka eivät toteutuneet suunnitellulla tavalla.
   Mitä opittavaa näissä voisi olla? Mitä oivalsin itsestäni, mitä opimme työyhteisönä? Voit havainnoida myös tunteita ja ajatuksia, joita reflektion kautta sinussa nousee.
5. Tarkastele vielä nykyhetkeä ja reflektoi, mitä pitää tehdä, jotta kehittäminen voi jatkua? Minkä suhteen voidaan olla tyytyväisiä? Mitä halutaan ylläpitää ja mitä taas edelleen kehittää?
   Mitä uusia kehittämistarpeita matkan varrelta löytyi?

Muutamia lähteitä sekä työkaluja reflektoinnin tueksi: