Yksilöllistä tukea opintoihin

Tavoitteinamme YYamk-hankkeessa on

• rakentaa opiskelijan yksilöllisen tuen prosessi sähköiseksi prosessiksi ja tarjota henkilökunnalle tietoa ja tukea prosessin hallintaan
• kehittää JAMKin ohjauspalveluita rakentamalla toimiva malli, jolla kerätä asiakaspalautetta
• jalkauttaa Minä opiskelijana? –kysely ohjauksen työkaluksi.

Sähköinen asiointi on tätä päivää oppilaitosympäristössä. Jamkissa tämä kehittämistyö haluttiin myös laajentaa yksilöllisen tuen hakemiseen. 

Digitaalisten palveluiden etuina nähdään hakemiseen ja päätöksentekoon liittyvän prosessin avoimuus, saavutettavuus ja seurattavuus. Sähköinen hakemusprosessi helpottaa jatkossa päätösten yleistä ja yksilöidympää tilastointia, kun päätökset tallennetaan oppilaitoksen asiakirjahallintaan. Tilastoinnin kautta myös esimerkiksi ohjaus- ja tukipalveluiden kehittämistä ja arviointia voidaan tehdä systemaattisemmin tuen tarpeiden suunnassa. Lisäksi laadunhallinnan ja asian salassapitoon liittyvien asioiden näkökulmasta sähköistäminen tuo etunsa. Aiemmin paperiversiona tehdyt lomakkeet ja mahdolliset hakemiseen liittyvät liitteet siirtyivät sisäisen postin tai sähköpostien kautta yksikössä asiaankuuluvalle päällikölle vahvistettavaksi ja sieltä sitten takaisin yksikön opinto-ohjaajalle ja opiskelijalle edelleen toimitettavaksi. Näissä siirroissa on aina inhimillisen erehdyksen mahdollisuus; paperit voivat pahimmillaan hukkua, epähuomiossa jumiutua sähköpostiin, hybridityöskentelyn aikana postilaatikkoon tai työpöydälle tai joutua jopa asiaan kuulumattomien henkilöiden tietoon. ​

Sähköistämisen (tässä e-lomake) suunnittelussa ja kehittämisessä on ollut Jamkissa vahvasti mukana järjestelmäasiantuntijan ominaisuudessa Pasi Somero sekä hankkeen asiantuntijat opintopsykologi Joonas Puhto ja opinto-ohjaaja Vesa Kuhanen. ​

Yksilöllisen tuen e-lomake otettiin käyttöön maaliskuussa 2023. Näin siirryimme yksilöllisten opintojärjestelyiden hakemisessa kokonaan sähköiseen muotoon, joka etenee seuraavasti:

1. Opiskelija täyttää lomakkeen sähköisessä palvelussa tunnistautuneena yhdessä opinto-ohjaajan kanssa. 
2. Hakemus etenee opiskelijan tutkinto-ohjelman koulutuspäällikölle hyväksyttäväksi. 
3. Päätöksen jälkeen dokumentti tulee vielä opinto-ohjaajalle sähköiseen järjestelmään, josta hän voi jakaa päätöksen opiskelijan käyttöön. 
4. Opiskelija esittää saamansa päätöksen (paperisena tai sähköisenä) haluamilleen opettajille ja ohjaajille opintojakson alettua tai ennakkoon. 

Prosessista luotiin prosessikuvaus ja –kaavio, jotka lisättiin uuteen Jamkin toiminnanohjauskäsikirjaan. ​

Kokemukset e-lomakkeen käytöstä ovat olleet enimmäkseen myönteisiä

Yksilölliseen tukeen ja tuen hakemiseen liittyviä jatkokehittämisen aiheita:  

• Yksilöllisen tuen määrittelyyn ja kohtuullistamiseen liittyvät tarkennukset. 
• Kohderyhmään liittyvä määrittelytyö. Ketkä muut kuin tutkinto-opiskelijat ovat oikeutettuja yksilölliseen tukeen ja missä laajuudessa? 
• Opetushenkilöstön erityispedagogisen osaamisen turvaaminen, vahvistaminen ja konsultaatioapu. 

Minä opiskelijana -kyselyn kehittäminen

Minä opiskelijana -kysely on noin 30-kohtainen Webropol –kysely (etest), joka mittaa monia eri opiskeluun ja hyvinvointiin liittyviä kategorioita, kuten minäpystyvyyttä, opiskelutapoja ja -taipumuksia, yhteisöön liittymistä ja opiskelu-uupumusta. ​Kyselyn täyttävät kaikki ensimmäisen vuoden opiskelijat pakollisella opintojaksolla​. 

• Kysely antaa automaattisen palautteen opiskelijalle heti täyttämisen jälkeen. Opiskelija näkee siitä omat vahvuutensa ja kehittämiskohteensa, ja saa vinkkejä heikoimmilta näyttävien osa-alueiden kehittämiseksi. 
• Opiskelija voi pyytää kyselyssä tarvittaessa lisäapua opettajatutoriltaan (ryhmänohjaaja).​
• Opinto-ohjaaja saa tiedon jokaisen yksikkönsä opiskelijaryhmän tilastoista. Hän jakaa tätä tietoa ryhmälle ja opettajatutorille opinto-ohjaajan luennolla.​

Minä opiskelijana -kyselyn kokonaisdata antaa paljon tietoa siitä, miten opiskelijoilla sujuu oppilaitostasolla ja millaisiin asioihin on tärkeää kiinnittää huomiota (esim. opetuksen laatu, ryhmätehtävien määrä, ohjauksen lisääminen). 

Kehittämistyö Yhteisöllinen ja yhdenvertainen ammattikorkeakoulu -projektissa 

Projektissa tehty kehittämistyö on keskittynyt kyselyn toiminnan ja juurruttamisen varmistamiseen. Kyselyä on muokattu käyttäjälle helpommaksi ja toimivammaksi. Tarkastelussa ovat olleet seuraavat prosessit: ​

1. Opiskelijalle tulevan palautteen tarkastaminen ja muokkaaminen​ 
2. Opojen työn helpottaminen kyselyn rakennemuutoksilla​ 
3. Tulosten visuaalisen ilmeen ja käytettävyyden kehitys, PowerBI:n käyttöönotto ja ison datan analyysi​ 
4. Tuloksista infoaminen erilaisissa verkostoissa.