Tutkimuslupa

Tutkimusluvalla haetaan lupaa lähestyä organisaatiota, sen henkilökuntaa ja opiskelijoita tutkimukseen liittyen. Jyväskylän ammattikorkeakouluun tai sen opiskelijoihin tai henkilökuntaan kohdistuvaan tai tiedon luovuttamista vaativiin tutkimushankkeisiin edellytetään aina tutkimuslupa.

Kädet kannettavan näppäimistöllä

Lupa Jamkiin kohdistuvan tutkimuksen tekemiseen ja tiedon luovutukseen

Etusijalla ovat valtakunnalliset laajemmat selvitykset ja tutkimukset ja koko ammattikorkeakoulua koskevat tutkimukset. Tutkimuksesta on oltava hyötyä Jyväskylän ammattikorkeakoululle ja se tulisi tehdä yhteistyössä Jyväskylän ammattikorkeakoulun henkilöstön kanssa. 

Ohjeet hakemuksen täyttämiseen ja lähettämiseen - muista allekirjoittaa hakemus!

  • Lataa tältä sivulta löytyvä tutkimuslupahakemuspohja. Varmista, että sinulla on vaaditut liitteet.
  • Tutkimuslupapahakemus liitteineen lähetetään osoitteeseen tutkimuslupa(a)jamk.fi. Toivomme, että hakemuksia ei lähetetä postitse. Jamkin ulkopuolelta hakemus lähetetään turvapostilla osoitteesta https://securemail.jamk.fi/. Jamkin henkilöstö- tai opiskelijasähköpostista hakemus lähetetään suoraan normaalina sähköpostiviestinä. Hakemuslomakkeet löydät tältä sivulta.
  • Luvan hakija allekirjoittaa aina hakemuslomakkeen ja liittää allekirjoituksen skannattuna (tai valokuvana) hakemukseen. Allekirjoituksella hakija sitoutuu noudattamaan luvan ehtoja, joten allekirjoittamattomia hakemuksia ei käsitellä. Tutkimuksen ohjaajan/tilaajan allekirjoitus korvataan sähköpostilla tehdyllä kuittauksella. Tutkimusluvan käsittelijä pyytää tarvittaessa kuittauksen, joten liitä hakemukseen ohjaajan yhteystiedot.
  • Luvan käsittelyaika on noin 2 viikkoa. Täytäthän hakemuksen ja vaaditut liitteet huolellisesti nopeuttaaksesi käsittelyä. Ilman pakollisia liitteitä hakemus ei etene.
  • Kuvaa selkeästi mihin tutkimukseen lupaa haetaan sekä mihin ja mitä rekisteritietoja mahdollisesti tarvitset. Jos sinulla on kysyttävää, tutustu ensin sivun ohjeisiin ja käytä sivulla olevaa yhteydenottolomaketta.

Milloin tutkimuslupaa tulee hakea?

Jyväskylän ammattikorkeakouluun tai sen opiskelijoihin ja henkilökuntaan kohdistuvaan tutkimukseen/opinnäytetyöhön sekä tiedon luovuttamista vaativiin tutkimushankkeisiin/opinnäytetöihin tulee hakea tutkimuslupa.

Jamkin sisäiseen kehittämistyöhön lupaa ei tarvita, jos siihen ei liity muuta tutkimustoimintaa (esim. julkaisut).

Jos tutkimus liittyy ulkoisen rahoituksen projektiin, johon Jamk on jo sitoutunut, ota yhteyttä ennen mahdollisen tutkimusluvan hakemista. Lähtökohtaisesti tutkimukseen on sitouduttu jo hankkeeseen sitoutumisen myötä ja erillistä lupaa ei tarvita. Poikkeuksena tästä on rekisteriaineistojen luovuttaminen, johon tarvitaan.

Esimerkkejä tapauksista, joihin tutkimuslupaa tavanomaisesti haetaan:

  • Halutaan kohdistaa sähköinen kysely tietylle opiskelija- tai henkilöstöryhmälle
  • Pyydetään tietoja Jamkin henkilörekistereistä (yleensä sähköpostiosoitteet)
  • Arkistoaineiston käyttö tutkimustarkoituksiin
  • Opiskelijan tuottaman aineiston käyttö tutkimustarkoituksiin (lupaa ei tarvita Jamkin sisäiseen kehittämistyöhön)
  • Opiskelijoiden tai henkilöstön havainnointi tai haastattelu tutkimukseen
  • Muut erikseen tutkimuslupahakemuksessa ilmoitetut tutkimustavat tai -menetelmät

Luovutettavat tiedot

Henkilöstön osalta luovutetaan vain työsähköpostiosoitteet tai kysely organisoidaan henkilöstöintran kautta.

Opiskelijoiden osalta luovutetaan vain niiden yhteystiedot, jotka ovat opiskelijahallintojärjestelmään perustiedoissa antaneet luvan tietojensa luovuttamiseen tutkimustarkoitukseen. Kyselyt voidaan organisoida myös Jamkin verkko-oppimisympäristön tai opiskelijaintran kautta, jolloin opiskelijoiden rekisteritietoja ei tarvitse luovuttaa. Poikkeuksena opiskelijoiden tietojen luovuttamiseen on Jamkin tutkijoiden tekemä tieteellinen tutkimus, johon voidaan perustellusti luovuttaa myös muiden kuin suostumuksen antaneiden tiedot.  Tarvittaessa luovutettavista tiedoista voi tiedustella ennen luvan hakemista sähköpostitse tai tämän sivun lomakkeella.

Tutkimusluvan myöntämisen menettelytapaohje perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä.

Muiden tutkimuksiin tarvittavien tietojen luovuttamisesta sovitaan tapauskohtaisesti.

Tutkimusluvan säännöt

Tutkimusluvan hakijan sitoutuu seuraaviin sääntöihin:

  1. Tutkimusluvan hakija sitoutuu käsittelemään ja säilyttämään saamiaan tietoja huolellisesti ja voimassaolevien lakien, säädösten, Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjeistuksen sekä Jamkin tutkimuslupaan liittyvien sääntöjen mukaisesti.
  2. Saatuja tietoja saa käyttää vain hakemuksessa ja sen liitteissä ilmoitettuun tarkoitukseen.
  3. Tietoja ei saa luovuttaa tai eikä myydä edelleen. Henkilötietoja ei saa siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.
  4. Tietoja ei saa siirtää eikä käsitellä avoimessa tietoverkossa, kuten esimerkiksi sähköpostilla.
  5. Tietoja ei saa käyttää rekisteröidyn tai Jyväskylän ammattikorkeakoulun vahingoksi.
  6. Tutkimuksen tekijä huolehtivat tutkimukseen osallistuvien tarvittavasta informoinnista, käyttöoikeuksista ja muista tutkimukseen liittyvistä sopimuksista. Tutkimuksen tekijä huolehtii, että rekisteröidyn oikeudet toteutuvat.
  7. Saatuja tunnisteellisia tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan. Henkilötietoja voidaan säilyttää ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista käsittelyn toteuttamista varten. Hakija vastaa henkilötietojen poistamisesta käsittelyn perusteen vanhentuessa. Hakija sitoutuu välittömästi tutkimuksen päätyttyä hävittämään rekisteristä saamansa tunnisteelliset tiedot tietoturvallisesti.
  8. Tutkimuksen suorittaja huolehtii omasta tietoturvastaan, salasanoista ja käyttäjähallinnasta. Hän myös vastaa siitä, että tekniset ja organisatoriset toimenpiteet vastaavat henkilötietojen käsittelyn vaatimuksia.
  9. Tietosuojarikkomuksista ja väärinkäytöksistä tulee ilmoittaa viipymättä Jyväskylän ammattikorkeakoululle.
  10. Hakija(t) vastaa(vat) itsenäisesti mahdollisista vahingoista ja vahingonkorvauksisista ulkopuolisille.
  11. Ilmoittamaan tutkimusluvan myöntäjälle, mikäli tutkimus keskeytyy.

Perittävät maksut

Jamkin tietojen luovuttaminen tutkimuslupahakemuksen perusteella on maksullista.

  • Tuntiveloitus on 50 euroa, kuitenkin vähintään 150 euroa. Sisältää käsittelymaksun, tietojen toimittamisen ja mahdollisen kyselyn organisoinnin Jamkin intrassa tai verkko-oppimisympäristössä.
  • Maksuihin lisätään osoitetietojen ostaminen Väestörekisterikeskuksesta, mikäli osoitetiedot joudutaan päivittämään.

Muiden tutkimukseen tarvittavien tietojen luovuttamisen yhteydessä hinnoittelusta sovitaan tapauskohtaisesti. Maksusta sovitaan tapauskohtaisesti myös silloin, mikäli tutkimus tehdään yhteistyössä Jamkin henkilöstön kanssa.

Jyväskylän ammattikorkeakoulu toimittaa tietojen luovutuksen yhteydessä laskun.

Maksua ei peritä

  • Jamkin opiskelijoilta ei peritä maksua opintoihin liittyviin selvityksiin ja tutkimuksiin (opinnäytetyö) tarvittavien tietojen luovuttamisista.
  • Jamkin henkilöstöltä ei peritä maksua projekteihin tai hankkeisiin liittyviin selvityksiin ja tutkimuksiin tarvittavien tietojen luovuttamisista.
  • Jos maksuttomuudesta on erikseen sovittu.

Tutkimuslupalomakkeet

Lataa tutkimuslupalomake ja liitä mukaan tarvittavat liitteet.

Tutkimuslupahakemus Jamkin henkilöstöä ja/tai opiskelijoita koskeviin tutkimuksiin

Hakemukseen tarvittavat liitteet:

  • Hyväksytty tutkimussuunnitelma (pakollinen)
  • Aineistonhallintasuunnitelma (pakollinen)
  • Eettinen ennakkoarvio: liitetään hakemukseen, jos arvio on täytynyt tehdä
  • Tieteellisen tutkimuksen tietosuojaseloste: pakollinen jos muodostuu henkilötietoja sisältävä tutkimusrekisteri tai pyydetään tietojen luovuttamista Jamkin rekisteristä. Jamkin pohjan voit ladata intrasta tietosuojan sivuilta.
  • Vaikutustenarviointi henkilötietojen käsittelystä (DPIA): pakollinen, jos tutkimuksessa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin (arkaluonteisia) henkilötietoja tai jos tutkittavia ei voida jostain syystä suoraan informoida henkilötietojen käsittelystä esim. rekisteritutkimuksissa tutkittavien suuren määrän vuoksi. Jamkin pohjan voit ladata intrasta Tietosuoja-sivustolta.

Tutkimuslupalomake (Word)

Tutkimuslupahakemus Jamkin opiskelijan opinnäytetyön tutkimuslupa (AMK/YAMK)

Hakemukseen tarvittavat liitteet:

Tutkimuslupalomake (Word)

Lisätietoa

Henkilötiedot ja niiden käsittely

Aineistonhallintasuunnitelma

Opinnäytetyö

Vaikutustenarviointi henkilötietojen käsittelystä (DPIA)

  • Jos tutkimuksessa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin (arkaluonteisia) henkilötietoja, tulee tehdä vaikutustenarviointi. Vaikutustenarviointi on tehtävä myös silloin, jos tutkittavia ei voida jostain syystä suoraan informoida henkilötietojen käsittelystä esim. rekisteritutkimuksissa tutkittavien suuren määrän vuoksi.).
  • Lisätietoa: Vaikutustenarviointi (Tietosuojavaltuutetun toimisto) sekä Jamkin intran tietosuojaohjeet

Tietosuoja

  • Jamkin henkilöstön ja opiskelijoiden Tietosuoja-sivusto löytyy ELMO-intrasta (vaatii kirjautumisen). Sivustolta löydät ohjeet mm tietosuojaselosteen laatimiseen sekä opinnäytetyössä että tieteellisessä tutkimuksessa.
  • Siirry Tietosuoja-sivustolle (intra)

Kyselytutkimustyökalu

  • Mikäli Jamkin henkilöstö tai Jamkin opiskelija käyttää tutkimuksessaan Webropol-kyselytutkimustyökalua, tulee henkilötietoja keräävien tutustua tietosuojaperiaatteiden toimintaan ja niiden vaikutuksiin kyselyiden toteuttamisessa. Periaatteita tulee noudattaa myös käytettäessä muita kyselyohjelmistoja. Kyselyn laatija vastaa aina itse asianmukaisesta henkilötietojen käsittelystä.
  • Lisätietoa: Henkilötietojen käsittely Webropol-kyselyohjelmassa  (intra, vaatii kirjautumisen)

Aiheesta muualla

UKK - Usein kysytyt kysymykset tutkimusluvasta

Jos sinulla on kysyttävää, tutustu ensin näihin. Jos et löydä vastausta, lähetä kysymys sivun lopussa olevalla lomakkeella.

Tarvitaanko tutkimuslupaa, jos tutkimus tehdään yhteistyössä Jamkin henkilöstön kanssa? Teen tutkimusta toisessa organisaatiossa.

Lähtökohtaisesti sinun tulee hakea tutkimuslupaa, jos tutkimuksesi kohdistuu Jamkiin eikä kyse ei ole Jamkin sisäisestä kehittämistyöstä. Jos tutkimus liittyy rahoituksen saaneeseen hankkeeseen jossa Jamk on mukana, kannattaa luvan tarve tarkistaa etukäteen. Tutustu tutkimusluvan vaatimuksiin sivun yläreunasta.

Onko tietojen luovuttaminen maksullista, jos tutkimus tehdään yhteistyössä Jamkin henkilöstön kanssa? Teen tutkimusta toisessa organisaatiossa.

Lähtökohtaisesti on, mutta riippuen Jamkin roolista tutkimuksesta asiaa voidaan harkita tapauskohtaisesti. Maksua ei peritä Jamkin opiskelijoiden opinnäytetöihin, Jamkin henkilöstön tekemään tutkimukseen tai Jamkin sisäiseen kehittämistyöhön liittyvistä tietojen luovutuksista tai jos kyseessä on ulkopuolisen rahoituksen hanke, jossa Jamk on mukana.

Teen sähköisen kyselyn. Tarvitsenko tutkimusluvan, jos kysyn suostumuksen vastaajilta kyselyssä?

Tutkimuslupa on lupa kohdistaa Jamkiin, sen henkilöstöön tai opiskelijoihin tutkimusta, riippumatta tutkimusmenetelmistä. Lähtökohtaisesti sinun tulee hakea tutkimuslupaa ellei kyse ole sisäisestä kehittämistyöstä. Ilman tutkimuslupaa et myöskään saa tietoja Jamkin henkilörekistereistä (sähköpostiosoitteet kyselyn lähettämiseen) tai mahdollisuutta kyselyn organisointiin intran tai verkko-oppimisympäristön kautta. Tutkimusluvan saaminen ei vaikuta velvollisuuksiin tutkittavan informoinnista.

Haluan hyödyntää opinnäytetyössäni/opetuksen ohessa tekemässäni tutkimustyössä opintojaksolla tehtyjä opiskelijoiden tehtäviä. Voinko käyttää tehtäviä tutkimuksen aineistona ja tarvitsenko tutkimusluvan?

Jokaiselta opiskelijalta tulee aina pyytää asianmukainen suostumus etukäteen aineiston käytöstä tutkimustarkoituksessa. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu. Yleisenä tavoitteena yksityisyyden suojan toteuttamiseksi on, että henkilötiedot kerätään henkilön vain suostumuksella aina kun se on mahdollista. Lisäksi sinun tulee hakea tutkimuslupaa opiskelijan tuottaman aineiston käyttöön tutkimustarkoituksessa, jos kyse ei ole ainoastaan JAMKin sisäisestä kehittämistyöstä.

Tutkimukseen liittyvä sähköinen kysely opiskelijoille toteutetaan niin, että opiskelijat vastaavat kyselyyn Jamkin tiloissa tunnin alussa ohjatusti. Kyselyä ei lähetetä opiskelijoille vaan he ohjataan vastaamaan verkkosivun kautta. Tarvitsenko tutkimusluvan?

Sinun tulee hakea tutkimuslupa, koska se antaa luvan kohdistaa tutkimusta Jamkiin, sen henkilöstöön ja opiskelijoihin riippumatta tutkimusmenetelmästä. Lisäksi sinun tulee huolehtia asianmukaisesti tutkittavien informoinnista ja suostumuksesta sekä tietosuojakysymyksistä. Kyselyyn vastaamisen tulee olla vapaaehtoista ja kyselyn toteutuksesta tulee sopia Jamkin henkilöstön kanssa.

Milloin ja miten saan päätöksen tutkimusluvasta? Milloin saan pyytämäni tiedot tai aineiston?

Tutkimusluvan käsittelyaika on noin kaksi viikkoa (poikkeuksena yleiset juhlapyhät ja lomakaudet) ja pyydetty aineisto koostetaan tutkimuslupapäätöksen jälkeen. Saat päätöksen sähköisesti hakemuksessasi ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen.