Hanketoiminnan hallitut riskit

Koulutuspäivä toteutetaan osana ESR-rahoitteista hanketta ”Koulutusliiketoimintaosaamisen kehittäminen Keski-Suomessa”

Aika ja paikka

Tiistai 6.10.2009 klo 9.00 -16.00. Paviljonki, luentosali Alvar (3. krs)

Kohderyhmä

Koulutuspäivän kohderyhmänä on hankkeiden kanssa työskentelevät henkilöt. Koulutus on tarkoitettu Jyväskylän ammattikorkeakoulun, Jyväskylän yliopiston ja Jyväskylän koulutuskuntayhtymän henkilöstölle ja se on heille ilmainen.

Kouluttaja

Kai Ruuska, Project Directors Oy Prodictor

Tavoite

Koulutuspäivän tavoitteena on antaa hyvä yleiskuva hankkeiden riskinhallinnasta.

Koulutuspäivän sisältö

Aamupäivä

1 Suunta pitää olla selvillä

Projektin perustaminen ja tavoitteen kirkastaminen

• Strategiasta projektiksi – projektitoiminnan kokonaisohjaus
• Projektin tulostavoitteet – aika, raha, laatu
• Vaatimusmäärittely ja odotusten priorisointi
• Projektin rajaaminen – mitä tehdään ja mitä ei tehdä
• Projektisuunnitelma ja kick-off

2 Yli puolet tehty ja saman verran jäljellä

Realistinen suunnittelu ja ennakoiva ohjaus

• Suunnitteluprosessi on yhtä tärkeä kuin itse suunnitelma
• Norsu paloiksi - tehtävän jäsentäminen ja kytkentä kalenteriaikaan
• Mikä on riittävän hyvä - varmuusmarginaalit ja target box
• Edistymisen mittaaminen - vain jäljellä olevaan työhön voidaan vaikuttaa
• Suunnitteluvirheitä ja aikataulujen heikkouksia

3 Projektin johtaminen ei ole etätyötä

Projektipäällikön rooli ja ohjausryhmän tehtävä

• Johtamistilanteet vaihtelevat – onko parasta tyyliä
• Projektin organisointimallit ja projektipäälikön toimenkuva
• Ohjausryhmä on osa projektia - mutta ei projektiryhmää
• Johtamisen sudenkuopat
• Millainen se sitten on se hyvä projektipäällikkö - johtaja vai pelkkä koordinaattori

Iltapäivä

4 Kyllä tästä on ollut puhetta

Viestintä voimavarana

• Miksi projektissa viestitään - viestinnän tavoitteet ja tulosviestintä
• Informaation suuntaaminen ja dokumenttien hallinta – tieto pitää löytää nopeasti
• Toimiiko puskaradio - verkostot ja vuorovaikutteinen viestintä
• Viestinnän laatuun kannattaa panostaa - kommunikoinnin vajeet ja pullonkaulat
• Tehokas viestintä ei toteudu itsestään - viestintäsuunnitelma

5 Ukkosta ilmassa

Muutosten hallinta ja riskien tunnistaminen

• Mitä laatu on - heikoin lenkki ratkaisee
• Kaikki ei suju suunnitelmien mukaan - projektin ohjauksen kriittinen piste
• Muutosten hallinta ei ole niiden tekemisen hallintaa
• Tekevälle sattuu - riskien tunnistaminen ja projektien katselmointi
• Proaktiivinen ohjaus - luotaus ja heikot signaalit

6 Miten meni

Projektin päättäminen ja onnistumisen arviointi

• Projekti ei pääty itsestään - se pitää päättää
• Miksi kalkkiviivoilla tulee aina kiire
• Projektin onnistuminen on myös mielipidekysymys - subjektiiviset odotukset
• Syitä projektityöskentelyn ongelmiin
• Kohti parempaa tekemisen tapaa - mallit, menetelmät, loppuraportointi